¶ Importer les agents
L’importation de données agent à partir d’un logiciel tiers (paie, comptabilité, RH) se fait dans le menu « Données agent » du module « Paramètres » (cliquer dans le sous-menu « Importer des agents ») :
¶ Préparer le fichier d’import (Excel®)
Le fichier Excel doit respecter un format précis :
- La première ligne du fichier doit correspondre aux libellés de colonnes
- Chaque ligne, à partir de la 2ème ligne, doit correspondre à un agent
- Il ne doit pas avoir de ligne vide entre 2 lignes contenant des données
Par défaut, l’application reconnait les exports effectués à partir du logiciel de comptabilité JVS-Mairistem™ mais vous pouvez fournir n’importe quel fichier exporté à condition de respecter les règles énoncées ci-dessus.
Voici un exemple de fichier Excel valide :
Les colonnes qui sont automatiquement reconnus par l’application sont :
| Champ | Description | Format |
|---|---|---|
Nom d’usage |
Nom de l’agent | Texte |
Prénom |
Prénom de l’agent | Texte |
Date d’entrée dans la collectivité |
Date d’entrée (utile si l’agent est arrivé en cours d’année) | JJ/MM/AAAA |
Statut |
Statut de l’agent (contact) | Valeur textuelle. Les valeurs suivantes sont automatiquement reconnues par l’application :
|
Catégorie |
Catégorie hiérarchique de l’agent | Texte (A, B, C) |
Fonction |
Poste occupé par l’agent dans la collectivité (mission) | Texte |
Grade |
Grade de l’agent associé à la fonction (contrat) | Texte |
Échelon de grade |
Echelon (ancienneté) associé au grade de l’agent | Valeur numérique (pas de décimales) entre 0 et 12 |
Type de temps de travail |
Type de temps de travail de l’agent associé à son contrat (temps complet ou partiel) | Les valeurs suivantes sont acceptées :
|
Heures contrat |
Nombre d’heures travaillées de l’agent par mois (contrat) | Valeur numérique (avec décimales) |
DHS |
Durée hebdomadaire de travail effectif (exemple : 35 heures) | Valeur numérique (avec décimales) |
RTT |
Quantité de jours de RTT disponibles sur l’année | Valeur numérique |
Ratio |
Pourcentage sur le temps de travail (temps partiel) | Valeur numérique entre 0 et 100 (pas de décimales) |
Mais vous pouvez utiliser n’importe quel autre libellé, mais ça sera à vous de faire la correspondance. L’ordre des colonnes importe peu, l’application se débrouille.
¶ Procéder à l’importation des données agent
Il faut se rendre dans le module « Paramètres », ouvrir l’onglet « Données agent » puis cliquer sur l’onglet « Importer des agents » (menu du volet à gauche) :
Il faut alors cliquer sur le bouton Parcourir … dans l’espace de travail. L’explorateur de fichier s’ouvre alors : naviguer et sélectionner le fichier Excel qui contient les données « agent » à importer.
Si le fichier présente un format reconnu par l’application, une nouvelle vue s’affiche :
(1) Fichier chargé (contenant les données)
(2) Etapes successives du processus d’importation des données (actuellement, on est à l’étape 1)
(3) Liste des colonnes fournis dans le fichier d’importation
(4) On doit sélectionner quelle donnée agent (colonne) on veut importer
(5) On clique sur le bouton Tout sélectionner si on veut importer toutes les données « agent » (colonnes)
(6) On clique sur le bouton Tout désélectionner si on veut désélectionner les colonnes qu’on a déjà
Il faut sélectionner au moins une colonne pour passer à l’étape suivante («
Correspondances»).
Dans notre exemple, nous n’allons prendre que 4 colonnes (raison possible : les autres colonnes ne nous intéressent pas ou nous ne voulons pas « écraser » des données qui existent déjà). Il est indispensable de sélectionner d’office les colonnes qui servent à identifier l’agent (Nom et prénom) :
(1) On sélectionne les données (colonnes) qui nous intéressent
(2) On passe à l’étape suivante en cliquant sur Suivant (cela valide nos choix des colonnes)
L’étape suivante consiste à faire correspondre « sémantiquement » les données importées (colonnes) avec les données gérées par l’application :
(1) Données non reconnues par l’application (pas de correspondance) : c’est à l’utilisateur de faire la correspondance à la main (s’il le souhaite)
(2) Données reconnues par l’applications et mises en correspondance avec les données de l’application. Ça n’est qu’une proposition : l’utilisateur peut changer les règles de correspondance !
Pour l’exemple, nous allons décider de ne pas prendre en compte le statut (1) puis cliquer sur Suivant (2) :
L’étape suivante consiste à sélectionner les agents à importer parmi la liste proposée dans le fichier Excel. Dans notre exemple, nous allons prendre tous les agents (1) sauf « Monique Jalbert » (2) puis cliquer sur Suivant (3) :
L’avant dernière étape (réconciliation) consiste à :
- Accepter ou non d’écraser les données des agents déjà existants (ou déjà importés)
- Préciser le mot de passe par défaut (uniquement pour les nouveaux agents qui n’existaient pas encore dans l’application)
- Préciser le groupe d’utilisateur par défaut (uniquement pour les nouveaux agents qui n’existaient pas encore dans l’application)
Pour l’exemple, on ne va importer que 2 agents sélectionnés :
(1) Finalement, on ne décide de n’écraser que les données de 2 agents sélectionnés
(2) On spécifie le mot de passe par défaut pour les nouveaux agents (qui n’existent pas encore dans l’application)
(3) On spécifie le groupe d’utilisateur par défaut pour les nouveaux agents (qui n’existent pas encore dans l’application)
(4) On clique sur Suivant pour procéder à l’importation des données sélectionnées
(5) La dernière étape peut prendre un peu de temps s’il y a beaucoup d’agents à importer. Cliquer sur le bouton Ok pour terminer :
¶ Assigner les agents importés aux services existants
Une fois que les agents ont été importés, il est impératif que les agents soient :
- Modifiés avec le bon groupe d’utilisateur (si le groupe associé lors de l’importation n’est pas, selon vous, le bon)
- Rattachés à un service
Par défaut, les agents importés ne sont assignés à aucun service et ne seront donc pas visibles dans les vues suivantes :
- Fonction
Saisie des données agent(dossierParamètres) - Dossier
Saisie des temps
Se référer à la documentation "Sécuriser les comptes utilisateurs" pour la procédure d’assignation aux services (aller directement dans la section « Assigner les utilisateurs aux services »).