¶ Connexion à l'application
¶ Fonctions disponibles hors connexion
Lorsque vous n’êtes pas encore connecté, l’application ne sait pas encore qui vous êtes et ne peut pas vous identifier. Seules les fonctions minimales (donc non « critiques ») sont disponibles : pour se connecter, sélectionner le mode d’affichage (jour/nuit), changer de mot de passe et accéder à la documentation en ligne.
Hors connexion, le menu contextuel (situé sur la gauche de la fenêtre) propose à l’utilisateur les fonctions suivantes :
| Fonction | Description |
|---|---|
Changement de mot de passe |
Avec cette fonction, on peut changer son propre mot de passe ou changer celui d’un autre utilisateur. Mais pour cela, il faut connaître l’ancien mot sinon ça ne marchera pas. |
Connexion |
Fonction permettant de se connecter à l’application afin de travailler avec. |
Obtenir de l’aide |
Hors connexion, les fonctions suivantes sont disponibles :
|
Masquer ce menu |
Escamote le menu contextuel (panneau de gauche) de manière à laisser plus de place à l’espace de travail. Pour le faire réapparaître, il faut cliquer sur le menu sandwich qui apparaîtra en haut à gauche. |
Dans la barre de titre, en haut à droite, vous accès au menu « Choisissez votre thème » permettant de basculer l’affichage du mode Nuit au mode Jour et inversement :
Selon votre préférence, afin d’améliorer le confort des yeux, vous pouvez choisir entre les modes suivants :
- Nuit : affichage sombre avec un peu moins de contraste
- Jour : affichage lumineux avec un peu plus de contraste
Vous pouvez basculer à tout moment de l’un à l’autre et vous avez accès à cette fonction n’importe où dans l’application car la barre de titre est présente partout.
¶ Changer le mot de passe
Pour changer le mot de passe d’un utilisateur, il faut cliquer sur « Changement de mot de passe ». La fenêtre suivante apparait :
- Renseigner l’identifiant de l’utilisateur concerné
- Saisir le mot de passe actuel (pour le rendre visible, cliquez sur l’œil barré à droite)
- Saisir le nouveau mot de passe (pour le rendre visible, cliquez sur l’œil barré à droite)
- Confirmez le nouveau mot de passe (tapez le même mot de passe pour confirmer)
- Cliquer sur Enregistrer pour que l’application prenne en compte le nouveau mot de passe
¶ Connexion à l'application
Hors connexion, on a accès à aucun module donc on ne peut pratiquement rien faire (sauf changer le mot de passe ou avoir accès à la doc en ligne).
Lors de la première connexion, la collectivité dispose d’un compte initial avec des droits suffisants qui va lui permettre de réaliser les premières opérations de base comme créer des utilisateurs et leur attribuer des droits d’accès à certaines fonctions de l’application.
Pour cela, la société OxenWise™ fournit un identifiant d’utilisateur et un mot de passe initial. Ce dernier devra être changé pour des raisons de sécurité. Nous recommandons fortement de ne pas utiliser des mots de passes trop simples et faciles à retrouver afin de ne pas compromettre vos données auxquelles auraient accès un utilisateur extérieur « malveillant ».
Pour se connecter, il faut effectuer les 3 opérations suivantes :
(1) Cliquer sur le bouton « Connexion » dans le menu contextuel à gauche
(2) Dans la fenêtre qui s’affiche, renseigner l’identifiant et le mot de passe. Si vous vous êtes jamais connecté à l’application, l’identifiant est « joe.berton » (c’est l’utilisateur 0 / « zéro »)
(3) Cliquez sur Login pour vous connecter
La fenêtre de connexion propose 2 options :
| Option | Description |
|---|---|
Se souvenir de moi |
Permet de conserver en mémoire l’identifiant de connexion. Cela ne fonctionne que si vous réutilisez le même navigateur (cette donnée est stockée dans un cookie de ce navigateur). |
Rester connecté.e |
Une fois connecté, l’utilisateur sera déconnecté automatiquement au bout de 20 minutes d’inactivité (pour des raisons de sécurité). Pour éviter cela, il faut cliquer sur cette option (connexion permanente). Si vous fermez l’application ou le navigateur, l’utilisateur devra toujours se reconnecter (même avec cette option). |
Vous pouvez également faire apparaitre en clair le mot de passe (2) à l’abris des regards indiscrets 😉, en cliquant sur l’œil à droite du champ « Mot de passe » (1) :
Si le mot de passe est correct, vous avez désormais aux modules fonctionnels disponibles selon les droits d’accès qui vont ont été attribués (dans l’exemple ci-dessous, on a accès à tout 😊).
Les modules fonctionnels suivants apparaissent dans l’espace de travail :
| Module | Description |
|---|---|
Administration |
Ce module offre les fonctionnalités suivantes : - Paramétrage de l’application - Message à afficher sur la page d’accueil - Gestion des utilisateurs et des groupes d’utilisateurs (droits d’accès aux différentes fonctions de l’application) - Modélisation de l’organisation (gestion arborescente des services et des activités et assignation d’agents aux différents services) - Importation et saisie de données agent (communément appelée « fiche agent ») et assignation d’activités aux agents (en vue de leur planification) - Configuration du temps de travail de l’agent |
Saisie des temps |
Ce module permet de : - Planifier le temps et les activités de chaque agent - Saisir les temps et les absences tout en contrôlant le temps de travail (suivi annuel) - Contrôler le temps (et bientôt : le coût) du travail dans chaque service (ou par activité du service) |
Edition des documents |
Pas disponible pour l’instant. |
Portail agent |
Pas disponible pour l’instant. |
Archivage des documents |
Pas disponible pour l’instant. |
Si vous n’avez pas accès à tous ces modules, c’est que vous n’avez pas les droits d’accès.
Dans le menu contextuel à gauche de la page d’accueil, apparaît 2 nouvelles fonctions (qui étaient inaccessibles en mode « non connecté.e ») :
| Fonction | Description |
|---|---|
Modifier mon profil |
Permet à l’utilisateur/utilisatrice changer son avatar et le genre, s’il/elle le souhaite (cela permet de personnaliser les messages affichés). Par défaut, il n’y a pas d’avatar ni de genre. |
Contacter le support |
Pour communiquer avec le support OxenWise™ via un « chat » dédié (pas encore complètement opérationnel). |
Ouvrir un ticket |
Permet d’ouvrir un ticket pour remonter et corriger un problème (disponible pour certains clients qui souhaitent participer au programme d’amélioration du produit). |
Lorsqu’on ouvre un ticket la fenêtre suivante s’affiche (avec la liste des tickets en cours) :
Pour insérer un nouveau ticket (demande d’évolution ou de correction), il faut ouvrir un compte la première fois (en cliquant sur « Sign Up »). Une confirmation par e-mail sera demandée. Les fois suivantes, il faut simplement se connecter en cliquant sur « Login ». Pour rafraîchir ou réafficher la liste des tickets en cours ou traités, utiliser le bouton « Lister les tickets ».
Bien sûr, n’hésitez pas à utiliser le filtre pour n’afficher que ls tickets intéressants à l’aide de mots clés ou des critères disponibles (gravité, statut d’avancement, type, etc.) :
¶ Notifications externes
Lors de la première connexion, l’utilisateur doit souscrire aux « notifications externes » s’il souhaite recevoir des alertes même quand l’application (ou le navigateur) est fermée :
Pour accepter, cliquer sur le bouton « Autoriser ».