¶ Grille de suivi
La grille de suivi annuel va comparer le planning prévisionnel (temps de travail) et la réalité au quotidien (principalement mensuellement) en tenant compte :
- Des saisies effectuées dans les feuilles de temps hebdomadaires (celles qui sont clôturées)
- Des déclarations d’absence (celles qui sont validées)
Des écarts pourront alors être constatés sur le mois ou dans l’année civile. Par exemple, pour un agent à temps complet et au forfait « heures », l’objectif est d’effectuer 1607 heures de travail au terme de l’année civile en cours.
Attention : cette partie est en cours de développement (version « bêta »).
¶ Affichage de la grille
L’accès à la grille de suivi annuel se fait en cliquant sur la fonction « Grille de suivi annuel » du menu « Temps réalisés » et en sélectionnant l’agent à traiter :
La grille suivante est alors affichée :
Les informations sont regroupées par mois permettant un suivi très régulier (mensuellement) du temps de travail. Un « excédent » de temps travaillé peut facilement être rattrapé le mois suivant (ou même dans le mois en cours si on fait un suivi plus régulier et que les déclarations remontent suffisamment à temps).
Préalablement, nous avons posé 3 jours de congés durant mois d’avril pour l’agente « Maryse Schneider » pour les faire apparaitre sur la grille (symbole « CA ») :
Si nous déclarons la feuille de temps de la semaine dernière (du 04/04 au 08/04) avec un excédent d’heures travaillées le mercredi soir :
Une fois la semaine clôturée, cette déclaration sera prise en compte sur la grille du mois d’avril :
Les informations saisies et l’écart apparait donc dans cette grille.
Si l’agent est arrivé en cours d’année, la période « non considérée » est représentée par des « X » (le temps de travail à effectuer étant plus court) :
Cela correspond à la date d’arrivée précisée dans sa fiche agent :
¶ Affichage des compteurs des soldes de congés
A droite de la grille, apparait la liste des compteurs des soldes de congés applicable à la fin du mois (également disponible dans la synthèse mensuelle) :
¶ Synthèse mensuelle
Pour accéder à la synthèse mensuelle de la grille de suivi, il faut cliquer sur la barre en entête de chaque grille mensuelle où est mentionné le mois :
Le récapitulatif suivant apparaît alors à l’écran :
Il y a 3 colonnes correspondant à 3 types de compteurs mensuels :
- Nombre de jours (ou heures) à décompter : valeurs « consommées » au cours du mois
- Nouvelle acquisition (en jours ou heures) : valeurs « générées » au cours du mois (cela ne concerne que les jours de fractionnement, avant mai et après octobre, et les heures supplémentaires)
- Nouveau solde (en jours ou heures) : solde recalculé à la fin du mois affiché
¶ Décompte annuel
Pour accéder au décompte annuel de la grille de suivi, il faut soit :
-
Choix 1 : cliquer sur l’icône du menu « sandwich » à côté du titre en entête de la vue et sélectionner «
Décompte annuel» :
-
Choix 2 : cliquer, à partir de la page d’accueil, sur l’icône «
Edition des documents» (module fonctionnel) puis aller dans le sous-menu «Dossier agent» du menu «Documents RH». Sélectionner alors «Décompte annuel» :
La synthèse annuelle suivante apparaît alors à l’écran (attention son analyse est surtout pertinente en fin d’année) :
Pour modifier la valeur du nombre de jours de souplesse, il faut aller dans le menu « Soldes de congés » (des droits suffisants en « écriture » seront alors nécessaires) disponible dans le volet à gauche (1). Dans la vue qui affiche les soldes, sélectionner le solde « Heures souplesse » (2) :
En cliquant dessus, une fenêtre de dialogue s’affiche. Modifier la valeur (1) puis cliquer sur Enregistrer (2) pour fermer la fenêtre :
En revenant dans la synthèse annuelle, on pourra voir que la valeur a été modifiée ce qui affectera le solde définitif :
En approchant la souris au niveau des tuiles qui contiennent des valeurs, des indications s’affichent en tant que « mémo » pour guider l’utilisateur et l’aider à interpréter ces valeurs.
Pour imprimer la synthèse, utiliser le bouton « Imprimer » en bas :
Une fenêtre de prévisualisation apparaît alors (sélectionner les 2 options proposées en bas) :
Il est possible d’enregistrer la synthèse dans un fichier PDF en le précisant dans le champ « Destination ».
Un bouton « Télécharger en PDF » est disponible pour télécharger la vue courante au format « Acrobat Reader » (PDF).
A la fin du téléchargement, le fichier apparait alors dans l'onglet des téléchargements du navigateur web par défaut (une fenêtre pop-up est affichée en haut à droite de l'écran).