¶ Saisie des temps
La mesure des écarts entre la planification du temps de travail (prévisionnel) et l’exécution réelle des tâches passe avant tout par des opérations de « remontée d’information » réalisées conjointement par les agents et leurs « encadrants » (directeurs, chefs de service, gérants du personnel), à savoir : la déclaration des temps et des absences.
¶ Feuilles de temps
On accède aux feuilles de temps en cliquant sur la fonction « Feuilles de temps » située sous l’onglet « Temps réalisés » du volet de navigation à gauche (1) et en sélectionnant l’agent (2) :
Un classeur s’affiche dans l’espace de travail avec les 4 onglets suivants :
| Onglet | Description |
|---|---|
Non clôturables |
Feuilles de temps ne pouvant pas être traitées (semaines futures) |
En retard |
Feuilles de temps qui auraient déjà dû être traitées (semaines passées) |
En cours |
Feuilles de temps en cours de traitement (non clôturées) |
Clôturées |
Feuilles de temps clôturées |
Les feuilles de temps sont hebdomadaires.
En cliquant sur un onglet, la liste des feuilles de temps correspondantes s’affiche :
Il suffit de cliquer sur la semaine que l’on souhaite modifier. Dans l’exemple ci-dessus ça ne sera pas possible, car les semaines de l’onglet « Non clôturables » ne sont pas cliquables.
Il faut sélectionner un autre onglet, par exemple « En retard » et cliquer sur une des lignes. On arrive alors dans la vue suivante :
Cette fois le classeur contient 2 onglets :
(1) L’onglet « Horaires » pour saisir les plages horaires effectuées dans la semaine
(2) L’onglet « Activités » pour saisir les temps par activité
Nous allons donc cliquer sur l’onglet « Horaires » pour effectuer la saisie de la « semaine 2 » :
Il faut cliquer sur une cellule (1) pour saisir le temps travaillé (par demi-journées). Une fois la saisie effectuée, il faut enregistrer les modifications (2). A la fin de la semaine et quand tous les jours travaillés de la semaine ont été complétés, on peut clôturer la semaine (3). Si le bouton reste « grisé » (désactivé), c’est que la semaine n’est pas (encore) clôturable (trop tôt ou incomplet). Si lors de la planification, le cycle applicable (ici : « Période scolaire ») définit les journées du samedi et du dimanche comme non travaillées, il est possible de clôturer la semaine dès le vendredi. Si la semaine a été clôturée par erreur ou qu’on souhaite revenir dessus, il est toujours possible de la déclôturer (4).
En cliquant sur la cellule du lundi matin, une fenêtre de dialogue s’affiche :
Il faut saisir à la main l’heure du début (arrivée) et l’heure de fin (avant la pause). Mais pour aller plus vite, on peut aussi cliquer sur le bouton Insérer les valeurs planifiées qui va remplir automatiquement avec les valeurs « théoriques » définies dans le cycle (ici, respectivement 8h et 12h). Cliquez sur Confirmer pour conserver les modifications et quitter la fenêtre de dialogue.
Si on fait la même chose pour le lundi après-midi, on aura effectué la journée complète (1) :
Ne pas oublier d’enregistrer (2).
Si vous quittez la vue (ou l’application) et que vous souhaitez reprendre la saisie de cette feuille de temps, il faudra cliquer alors sur l’onglet « En cours » pour la retrouver :
On va maintenant répéter l’opération pour tous les jours de la semaine. On aura alors le résultat suivant avant de clôturer (je peux la clôturer car on est le 10/04/22 au moment de la saisie) :
A noter que Maryse a travaillé 1 heure de plus le mercredi. L’écart va être comptabilisé !
Comme la semaine est complète, plutôt que de simplement enregistrer, on va directement clôturer la semaine en cliquant sur le bouton adéquat.
Pour clôturer (ou déclôturer) une semaine, il faut disposer des droits d'accès à cette fonction !
La feuille de temps a été déplacée de l’onglet « En cours » vers l’onglet « Clôturées » :
¶ Cas avec cycles demi-journées
Normalement, on ne peut pas clôturer tant que l’utilisateur n’a pas rempli complètement sa feuille de temps. Mais que se passe-t-il s’il le cycle applicable sur la semaine définit des périodes (plages) non travaillées (sur une demi-journée par exemple).
Nous allons prendre le cas de l’agente « Marie-Alexandria Colin » qui ne travaille pas les jeudis après-midi sur son cycle « Période scolaire » :
Lorsqu’on remplit la feuille de temps où le cycle s’applique, on ne sera donc pas obligé de remplir le jeudi après-midi avant de clôturer la semaine (puisqu’il n’est pas sensé déclarer du temps de travail réalisé sur cette plage) :
Le bouton Clôturer la semaine est donc actif dès lors que les autres plages sont complétées :
¶ Cas avec absences
Lorsque l’agent pose des congés ou déclare des absences et que ces derniers sont validés, cela est pris en compte lors de la saisie de la feuille de temps correspondant à la semaine où l’absence a lieu. Les cellules correspondantes (journées ou demi-journées) sont désactivées : on ne peut pas y déclarer du temps de travail (logiquement).
Par exemple, si l’agent pose une demi-journée le mercredi 6 avril, la déclaration de la feuille de temps de la semaine 14 apparaitra sous cette forme :
(1) La plage du mercredi après-midi est désactivé : on ne peut pas y déclarer de temps travaillé car une absence d’une demi-journée et été déclarée et validée
(2) Le mercredi on doit (théoriquement) déclarer seulement 4h30 car la demi-journée d’absence est déduite du temps de travail
(3) Le jeudi on doit (théoriquement) déclarer seulement 4h30 car le cycle « Période scolaire » qui s’applique définit que le jeudi après-midi est non-travaillé
Au final, la semaine est « clôturable » lorsque toutes les plages (hors absence et plages planifiées comme non-travaillées par le cycle) ont été saisies (31,5 heures théoriques) :
¶ Ventilation des heures déclarées par activité
Si des activités ont été planifiées sur le cycle qui s'applique sur la semaine en cours d'édition, il est alors possible de répartir les heures entre elles.
Une déclaration annexe est possible en cliquant sur l’onglet « Activités » :
Le fait de déclarer les temps passés sur chaque activité apporte plus d’information à la disposition des chefs de service ou responsables d’établissement.
Des données consolidées sont alors accessibles par activité ou service permettant d’améliorer l’organisation de la collectivité.
La première étape consiste à rajouter les activités qui ont été planifiées au niveau du cycle en cliquant sur le bouton arrondi « + » :
La fenêtre de dialogue suivant apparaît alors :
Il faut cliquer dans la case « Activité à rajouter » pour faire apparaître la liste des activités (planifiées) disponibles (s’il y en a beaucoup, vous pouvez commencer à taper une partie du nom de l’activité souhaitée pour réduire la liste) :
Sélectionnez l’une d’elle et cliquez sur Rajouter. L’activité est alors rajoutée à la feuille de temps :
La zone hachurée indique une période non travaillée (il s’agit ici d’un congé d’une demie journée). Il convient de se conformer aux heures déclarées dans l’onglet « Horaires ». L’application nous aide à le faire en protégeant l’utilisateur de toute erreur.
On va également rajouter la deuxième activité planifiée sur le cycle applicable sur la semaine en cours d’édition afin de déclarer les heures sur toutes les activités.
Pour déclarer le temps passé sur une activité, cliquez sur une cellule à modifier :
La fenêtre suivante apparaît (les 3 premiers champs sont juste là pour l’affichage et ne sont pas à modifier) :
La durée est fixée à 0 heure initialement. On peut la modifier en utilisant les 2 petits boutons « haut/bas » (2) ou le bouton « glissière » sur la droite (3). La valeur qui a été planifiée sur le cycle appliquée sur la semaine en cours d’édition pour l’activité est également affichée à titre indicatif (1) et est exprimée « en heures » également. Pour gagner du temps, cette valeur peut être insérée simplement en cliquant sur le bouton Insérer la valeur planifiée (4). Une fois la valeur modifiée, le bouton Modifier devient actif (5).
Cliquez dessus pour confirmer la nouvelle valeur choisie :
La nouvelle valeur apparaît alors dans la cellule :
Avec le « clic-droit » (bouton droit de la souris en cliquant sur la cellule), on peut faire du « copier/coller » ou « remettre à zéro » :
On peut donc rapidement copier les valeurs d’une cellule à l’autre à condition que l’application nous y autorise (c’est-à-dire qu’il reste suffisamment d’heures à imputer : voir la ligne « Non attribuées » en bas).
Lorsque toutes les valeurs ont été saisies, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton Enregistrer en bas :
A partir de la version 1.49.5, il possible de saisir les temps d’activités :
(1) En heures et minutes
(2) En pourcentage (%)
¶ Remplissage automatique des feuilles de temps
Pour les feuilles de temps en retard, il est possible de les remplir automatiquement en un seul clic de souris. Pour cela, il faut faire un « clic-droit » sur une feuille de temps (celle que nous voulons remplir), dans l’onglet « En retard ». L’option « Semaine conforme à la prévision … » s’affiche alors : cliquer dessus pour faire apparaitre la fenêtre de dialogue de confirmation.
Cliquer sur oui pour lancer le processus automatique de remplissage de la feuille. Si cette opération échoue (par manque d’information dans le prévisionnel, par exemple), un message d’erreur est affiché en bas :
Sinon, la feuille est remplie conformément au planning prévisionnel et est déplacée dans l’onglet « En cours ». Il faudra alors la clôturer à la main, si vous avez les droits suffisants, pour finaliser l’opération (après avoir vérifié le contenu des informations saisies automatiquement).
Cette opération remplit également automatiquement la feuille d’activité (répartition du temps sur les activités) conformément au planning prévisionnel des activités, s’il a été saisi (partiellement ou complètement).
¶ Synthèse des temps réalisés
La vue qui affiche la synthèse des temps réalisés (avec le récapitulatif de la planification annuelle pour comparer) est disponible dans le menu « Synthèse des temps réalisés » situé sous le menu principal « Temps réalisés » du volet de gauche du module « Saisie des temps ».
Il faut bien sûr que l’opérateur ait les droits d’accès suffisants car cela requiert que l’option « Synthèse des temps réalisés » soit activée dans le module « Paramètres » :
Pour collecter que les données soient collectées pour le tableau de synthèse, il faut que les feuilles de temps soient remplies et clôturées, avec des données d’absence prises en compte par l’application (voir la partie « Gestion des absences ») :
Lorsqu’on active la vue « Synthèse des temps réalisés », le tableau qui s’affiche se présente ainsi :
Les informations fournies, présentant un volet « prévisionnel » et un volet « réel », doivent être interprétées de la manière suivante :
(1) Heures planifiées en heures, par activité, avec le total pour toutes les activités, en bas.
(2) Coûts moyens estimés correspondants aux heures planifiées (exprimés en euros), par activité, avec le total pour toutes les activités, en bas.
(3) Taux horaire moyen sur toute l’année (servant à calculer le coût moyen estimé), exprimé en euros.
(4) Taux horaires mensuels, exprimé en euros : on peut voir son évolution au cours de l’année, en fonction des avancements, des coûts déclarés ou des revalorisations officielles.
(5) Valeurs mensuelles des heures déclarées, par activité.
(6) Valeurs mensuelles des journées d’absence maladie (en nombre de jours). Tient compte des absences non prévues (mais non imputables à l’agent, donc rémunérées).
(7) Totaux mensuels des heures déclarées sur l’ensemble des activités.
(8) Total des heures d’absence maladie.
(9) Heures réalisées par activité, avec le total pour toutes les activités (y compris les heures d’absence maladie), en bas.
(10) Coûts correspondants aux heures réalisées (exprimés en euros), par activité, avec le total pour toutes les activités, en bas.