¶ Gérer les données des agents
Lorsqu’on importe des agents, leurs fiches sont automatiquement créées. Les données agents fournis dans les fichiers d’importation sont alors déjà renseignées. Pour accéder à ces fiches nouvellement créées, il faut que les agents à traiter aient été assignés à des services. Les agents « orphelins » (dits détachés) ont bien une fiche mais elle n’est pas accessible via l’application jusqu’à que le rattachement à un service ait été opéré.
Il est également possible de créer une nouvelle fiche pour un agent si ce dernier n’a pas été importé (et qu’il est bien rattaché à un service).
¶ Créer une nouvelle fiche
Pour créer une nouvelle fiche agent, il faut aller dans le module « Paramètres » (1) puis cliquer dans le sous-menu de gauche « Fiches agent » (2) disponible à l’intérieur du menu « Données agent ». Il faut sélectionner ensuite le nouvel utilisateur (3) à qui on veut rajouter une fiche, en cliquant dessus.
Dans notre exemple, on va créer la fiche de « Johnny Spring » (un utilisateur qu’on vient de créer et de rattacher au service « Service entretien »).
La fiche de l’agent doit apparaître :
Les différentes catégories disponibles sont affichées sous forme « d’onglets » (de classeur) :
| Onglet | Description |
|---|---|
Fiche de poste |
Cette partie permet de renseigner toutes les informations liées au contrat de travail de l’agent (profil, catégorie, poste occupé, échelon, ancienneté, etc.). |
Temps de travail |
Contient toutes les informations utiles au calcul du temps de travail pour cet agent (toujours en relation avec son contrat). |
Affectations |
Cette partie gère la liste des tâches (activités du service) attribuées à l’agent. |
Coût du travail |
Pas disponible pour l’instant. |
Indemnités et frais |
Pas disponible pour l’instant. |
Il faut cliquer sur l’un de ces onglets pour modifier les données de la fiche agent.
Si la fiche n’avait pas encore été créée, aucun champ n’est pour l’instant renseigné. S’il s’agit d’un agent importé, certains champs peuvent être déjà renseignés (il faut donc compléter les autres champs).
¶ Renseigner la fiche de poste
Lorsqu’on sélectionne l’onglet « Fiche de poste », les champs suivants apparaissent :
On notera au passage que la fenêtre est divisée en 4 parties :
(1) Affichage de l’agent sélectionné (ici : « Johnny Spring »)
(2) Affichage de l’onglet sélectionné (ici : « Fiche de poste »)
(3) Affichage des champs à renseigner (certains sont en « lecture seule »)
(4) Champ de validation (pour enregistrer les modifications en cours)
L’onglet « Fiche de poste » propose donc les champs suivants :
| Champ | Description | Valeurs possibles |
|---|---|---|
Statut |
Statut « officiel » de l’agent dans son contrat de travail. |
|
Fonction |
Ce champ définit le poste occupé par l’agent au sein de l’organisation. Cette donnée peut être importée. | Ce champ est « libre » (il a un rôle descriptif). |
Date d’arrivée |
Date d’arrivée dans la collectivité (absolument nécessaire si l’agent est arrivé dans la collectivité en cours d’année). | |
Catégorie |
Catégorie « officielle » de l’agent dans son contrat de travail (en rapport avec son emploi). | « A », « B » ou « C ». |
Cadre d'emplois |
Ce champ définit la famille d’emplois à laquelle appartient l’agent parmi la liste proposée (taper les premières lettres du poste). Cette donnée peut être importée. | En fonction de la Catégorie, un certain nombre de valeurs est proposé par l’application. |
Grade |
Ce champ définit le grade associé au poste occupé par l’agent (sélectionner une valeur dans la liste). Cette donnée peut être importée. | En fonction de la Fonction, un certain nombre de valeurs est proposé par l’application. |
Échelon |
Échelon attribué à l’agent en relation avec le cadre d'emploi et le grade. | Entre 0 et 12. |
Actif / active |
Précise si l’agent est actif ou retraité. | Actif / retraité. |
(Non) Chevronné.e |
Précise si l’agent possède un chevron. | Chevronné / non chevronné. |
Chevron |
Si l’agent est chevronné, précise son chevron (utile pour déterminer les coûts des indices « hors échelle »). | 1, 2 ou 3. |
Rattaché.e au service … |
Service de rattachement de l’agent. | Prérempli et non modifiable. |
En tant que … |
Rôle de l’agent dans le service. | Prérempli et non modifiable. |
Son responsable |
Responsable actuel de l’agent. | Prérempli et non modifiable. |
Une fois les champs renseignés, cliquer sur Enregistrer :
¶ Renseigner les données sur le temps de travail
Dans le sous-menu « Fiches agent », sélectionnez à nouveau l’agent « Johnny Spring » puis choisissez l’onglet « Temps de travail ».
Les champs suivants sont donc à renseigner (s’ils n’ont pas déjà été importés) :
| Champ | Description | Valeurs possibles |
|---|---|---|
Type |
Type de temps de travail |
|
Ratio (%) |
Ce champ apparait si le type de temps de travail sélectionné est différent de « Temps partiel ». Le ratio s’exprime en pourcentage (%) |
Entre 0 et 100. |
Ratio exprimé en heures / sem. |
Ce champ apparait si le type de temps de travail sélectionné est « Temps non complet ». Permet de spécifier le ratio en jours ou en heures (par semaine). |
|
Ratio (J/Sem) |
Ce champ apparait si le type de temps de travail sélectionné est « Temps non complet » et que le ratio s’exprime en jours par semaine (voir champ précédent). |
Entre 0 et 5. |
Heures travaillées par semaine |
Nombre d’heures travaillées par semaine (35 par défaut) | En fonction du type de temps de travail. Ce champ peut être en lecture seule dans certains cas. |
Annualisation |
Précise si le temps de travail de l’agent est annualisé ou non. | « Avec » ou « Sans ». |
Heures annuelles à effectuer |
Calcule le temps de travail en heures à effectuer dans l’année (1607 heures par défaut). | Valeur calculée (non modifiable). |
Nombre de RTT |
Solde de jours de RTT que possède l’agent sur l’année en cours. Cette valeur peut être précisée par l’opérateur (forcée), importée ou calculée automatiquement par l’application (si l’option « Calculé automatiquement » est activé). |
En fonction du nombre d’heures hebdomadaires travaillées ou fixé par l’opérateur. |
Quotient de réduction |
Valeur calculée automatiquement par l’application à partir des absences non prévues constatées. | |
RTT défalqués |
Valeur calculée à partir du quotient de réduction. | Par défaut : même valeur que le nombre de RTT. |
Le temps de travail démarre en cours d’année |
Cette option est à déclencher si le type de temps de travail change en cours d’année. L’application peut gérer plusieurs changements dans la même année (sans limite). Voir le tutorial en ligne. |
Une fois les champs renseignés, nous obtenons le résultat suivant :
(1) L’agent travaille à temps partiel avec un taux de 80% en conformité avec son contrat de travail qui s’applique actuellement.
(2) L’agent est au forfait « horaires » et doit travailler 37 heures par semaine conformément à son contrat de travail (par ailleurs, son temps de travail est annualisé afin de mieux répartir la charge de travail sur l’année).
(3) Les heures annuelles à effectuer ne sont pas à remplir (calculées automatiquement par l’application). A temps plein, c’est 1607 heures.
(4) Le nombre de RTT attribués à l’agent dans l’année en cours peut être précisé par l’opérateur mais dans l’exemple ci-dessus, nous avons choisi que c’est l’application qui le calcule automatiquement. L’application calcule automatiquement en temps réel le quotient de réduction et donc le nombre de RTT une fois défalqués (nombre de RTT restants en cas d’absence non prévus au-delà d’un certain seuil).
(5) L’agent peut connaître plusieurs périodes dans l’année en cours où son temps de travail change (type ou ratio). Ici, on ne le l’a pas sélectionné mais l’application permet de gérer ce cas complexe. Voir le tutorial en ligne sur les "ratios multiples".
Vous pouvez maintenant cliquez sur Enregistrer pour conserver vos modifications.
Si vous choisissez la valeur « Temps non complet » comme type de temps de travail, il est possible de renseigner librement la quantité hebdomadaire de travail, en précisant soit le nombre d’heures travaillées par semaine, soit le nombre de jours par semaine. Si la 2ème méthode est choisie, la valeur correspondante du nombre d’heures travaillées par semaine est alors automatiquement calculée :
Bien sûr, il est aussi possible d’utiliser la 1ère méthode en modifiant directement le nombre d’heures travaillées par semaine :
¶ Temps de travail évoluant en cours d’année
Il est possible de limiter l’application d’un type de temps de travail donné sur une partie de l’année en activant l’option « Le temps de travail démarre en cours d’année ». On peut ainsi définir autant de types de temps de travail sur l’année que l’on souhaite.
Si nous considérons le cas suivant, comme exemple :
- L’agent est à temps plein jusqu’au 15 juillet
- À partir du 15 juillet, son contrat évolue : il passe à mi-temps (ratio 50%)
- À partir du 6 septembre, à la rentrée, il est à 70%
- À partir du 1er novembre, il repasse à plein temps
● Une fois que le temps de travail est mis en place sur toute l’année, il est possible de revenir dessus à tout moment (modification, suppression)
● La somme des heures annuelles à effectuer est calculée instantanément à chaque changement.
Nous allons commencer par déclarer le type de temps de travail initial de l’agent (au 1er janvier).
- Pour cela, après s’être connecté à l’application, il faut se rendre dans bon le module fonctionnel en cliquant sur l’icône «
Saisie des données agent» - Cliquer ensuite sur «
Fiches agent» dans le menu (escamotable) de gauche : la liste des agents en visibilité apparaît - Sélectionner l’agent qui nous intéresse (en cliquant dessus)
- Sélectionner l’onglet «
Temps de travail»
Nous allons sélectionner « Temps complet » (et sauvegarder).
On notera que l’agent devra effectuer pour l’instant les 1607 heures (le maximum possible)
Pour l’instant, l’agent aura le même type de temps de travail (temps complet) toute l’année. C’est le cas le plus courant.
Mais parfois, cela peut changer en cours d’année : prenons le cas où l’agent passe à temps partiel en cours d’année.
Nous allons sélectionner à nouveau l’agent dans liste pour modifier sa fiche et sélectionner à nouveau l’onglet « Temps de travail » et enfin réaliser les actions suivantes :
- Dans le champ «
Temps de travail», remplacer «Temps complet» par «Temps partiel» (en précisant le ratio correspondant) puis activer l’option «Le temps de travail démarre en cours d'année» en bas
- Préciser la date de démarrage (du nouveau type de temps de travail) ! Le 15 juillet dans notre exemple.
- Le nombre d’heures à effectuer dans l’année est automatiquement mis à jour : 1229,36 heures …
- Le type précédent (ainsi que le ratio pour les temps partiels) est également affiché (applicable avant la date de démarrage du présent type de temps de travail)
- Sauvegarder pour conserver les modifications
Plus rarement, l’agent souhaitera moduler son temps de travail sur l’année et on devra donc changer le ratio plus d’une fois. Nous allons faire les derniers « ajustements » de fin d’année.
On va alors rajouter une 3ème tranche (ratio à 70%), sauvegarder puis une 4ème (temps complet) pour terminer l’année. Pour cela, on va effectuer les actions suivantes :
-
Sélectionner à nouveau l’agent dans liste pour modifier sa fiche et sélectionner à nouveau l’onglet «
Temps de travail» -
Modifier le ratio de 50 % à 70 % (augmentation du temps de travail) : un bouton + apparaît plus bas …
-
Cliquer sur ce bouton + pour insérer le nouveau type de temps de travail (cette action permet de ne pas “remplacer” l’ancien type mais de simplement le succéder) et préciser la date de début du nouveau type (et donc, logiquement, la date de fin du type précédent 😉)
-
Les types plus anciens apparaissent dans le tableau en dessous, avec leurs dates de fin (pour l’instant, il n’y en a qu’un)
-
Ne pas oublier d’enregistrer !
-
On va refaire l’opération complète pour la dernière tranche (temps complet) de la même manière (en précisant le 1er novembre comme date de démarrage) …
-
On se retrouve alors avec 2 anciens types dans le tableau du bas (dans l’ordre chronologique, du plus récent au plus ancien) :
-
Comme toujours : ne pas oublier d’enregistrer !
On a alors complété la programmation du temps de travail de l’agent dont le ratio varie en cours de l’année.
Par la suite, on peut rectifier certaines données (type de temps de travail, ratio et date) et même supprimer n’importe quelle tranche précédente (par exemple, le temps partiel qui démarre le 6 septembre) …
¶ Poste occupé par l’agent évoluant en cours d’année
Il est possible de limiter l’application d’un élément donné définissant le poste de l’agent (cadre d’emplois, grade, échelon ou chevron) sur une partie de l’année en activant l’option « Le poste actuel démarre en cours d’année ». On peut ainsi définir autant de profil de poste sur l’année que l’on souhaite.
Pour illustrer, on va se baser sur le cas d’usage où l’échelon change en cours d’année :
Cela se fait en 3 opérations :
(1) Changer la valeur de l’échelon (ici, de 3 vers 4).
(2) Sélectionner « Le poste actuel démarre en cours d’année ».
(3) Préciser la date de démarrage.
Le profil de poste antérieur à la date de démarrage du nouveau poste (nouvel échelon) est précisé en bas de fiche (4). Ne pas oublier d’enregistrer en cliquant sur le bouton en bas.
Ce changement de poste a un impact sur le taux horaire de l’agent qui évolue en cours d’année, comme nous pouvons le voir dans la synthèse des temps réalisés disponible dans le module « Saisie des temps » :
La première valeur (1) correspond au 1er poste, la deuxième (2) au 2ème poste et la troisième à la revalorisation des salaires (3), précisée par un décret et applicable à partir du 1er Juillet.
Pour compliquer l’affaire, nous allons décider que l’agent change de poste le 1er Septembre de la même année (montée en grade).
Nous allons donc effectuer les opérations suivantes, dans la fiche de poste :
(1) Changer le grade (et positionner l’échelon)
(2) Cliquer sur le petit bouton + à côté du champ « Echelon précédent »
Le champ « Date de début » apparait alors, qu’il faut renseigner. Nous allons mettre : 1er septembre de cette année.
Le poste précédent est précisé sous la date de démarrage (1) ainsi que le tout premier poste (2), plus bas :
Pour conserver toutes ces modifications, ne pas oublier d’enregistrer en cliquant sur le bouton en bas. Il est possible d’accumuler autant de changements de poste que l’on souhaite, sur une même année.
Le taux horaire de l’agent va donc augmenter à partir du mois d’octobre :
¶ Affecter des activités à l’agent
Dans le sous-menu « Fiches agent », sélectionnez à nouveau l’agent « Johnny Spring » puis choisissez l’onglet « Affectations ».
La vue suivante apparaît :
On va pouvoir rajouter des activités (1) pour l’agent sélectionné, qu’il ne faudra pas oublier d’enregistrer (2).
Malheureusement, l’agent « Johnny Spring » appartient actuellement au service « Service entretien » qui ne possède pas d’activité (ou « tâche »).
Nous allons donc retourner dans le menu « Organisation » pour rajouter des activités à ce service.
Sélectionnez « Organisation » dans le menu à gauche (1), puis repérez le service en question (2) afin de lui rajouter des sous-services (3) qui seront en fait des activités :
Cliquez sur l’icône « +1 » autant de fois que vous souhaitez rajouter des sous-services (activités), renommez-les (1) et enregistrez-les (2) :
Ensuite pour chacun d’entre eux, transformez-les en activités à l’aide du « crayon » orange qui affiche le formulaire suivant :
(1) Transformez le service en activité comme sur le schéma (bouton vers la droite).
(2) Choisissez un code fonctionnel (dans la sélection).
(3) Enregistrez
Lorsque le travail est terminé, une icône apparaît en face de chacun de nos 3 nouveaux services, signifiant que ce sont en fait des activités (qui pourront être planifiés pour les agents du service « Service entretien ») :
Nous pouvons désormais revenir dans le menu « Données agent » (sous-menu « Fiches agent ») pour lui rajouter des activités à notre agent « Johnny Spring ». Cliquez à nouveau sur l’onglet « Activités » puis sur l’icône « + » en bas.
La vue ci-dessous apparaît alors :
En cliquant sur la liste déroulante, les 3 activités qu’on vient de créer apparaissent cette fois-ci. Sélectionnez une ou plusieurs d’entre elles (en les cochant). S’il y a beaucoup d’activités dans l’organisation, il est possible de filtrer dans le champ du haut en précisant une partie du nom de l’activité (si vous connaissez le nom à l’avance).
Dans la vue ci-dessous, nous avons rajouté 2 activités (1) que nous pouvons retirer (2) à tout moment (s’ils n’ont pas encore été planifiés) et nous pouvons désormais enregistrer notre travail (3) :
Grâce à cette manipulation, nous pourrons planifier ces 2 activités pour cet agent dans le module «
Saisie des temps».
¶ Coût du travail
Dans la fiche agent, si vous sélectionnez l’onglet « Coût du travail », la vue suivante apparaît :
Les informations suivantes sont alors affichées (pour chaque mois) :
- Indice brut associé au profil de poste de l’agent - IB
- Indice majoré correspondant - IM
- Valeur du point d’indice en numéraire (euro) – VPI
- Nouvelle bonification indiciaire (NBI) attribuée à l’agent
- Indemnité de résidence (valeur nulle pour la « zone 3 »)
- Autres valeurs de coût (préalablement paramétrées)
- Taux horaire en euros (automatiquement calculé)
Ces valeurs sont basées sur la grille indiciaire en vigueur et disponible dans les journaux officiels. Elles sont automatiquement calculées par l’application pour le mois en cours.
Elles dépendent du grade et de l’échelon de l’agent, qui sont à préciser dans l’onglet « Fiche de poste ».
Il est également possible d’attribuer d’autres éléments de coût, grâce à l’onglet « Indemnités et frais », prévu pour cela.
Pour attribuer, supprimer ou modifier une bonification, il faut cliquer sur le « crayon » à droite de la valeur (0 par défaut).
Une fenêtre de dialogue apparait alors :
Il est alors possible de sélectionner une des lignes où la bonne description apparait (responsabilité ou technicité particulière). Une seule sélection est possible à la fois. Pour se simplifier la tâche, il est possible de filtrer et/ou trier.
Une fois la sélection faite (1), cliquer sur « Sélectionner » (2) :
La nouvelle valeur est alors attribuée à l’agent (1) ce qui affecte son coût du travail (2) :
Il est ensuite possible de retirer à l’agent sa bonification (3). Dans tous les cas, pour prendre en compte les changements, il ne faut pas oublier d’enregistrer (4).
Pour changer de mois, utiliser la barre de navigation mensuelle :
Accessibilité aux informations financières
Pour ne pas rendre accessible à certains utilisat.eur.rice.s les onglets fournissant des informations financières («Coût du travail» et «Indemnités et frais»), il faut modifier leur groupe d’utilisateur en décochant l’option « Données financières » :
Après avoir enregistré la nouvelle configuration, les utilisateurs de ce groupe n’auront plus accès à ces 2 onglets :
¶ Indemnités et frais
Dans la fiche agent, si vous sélectionnez l’onglet « Indemnités et frais », la vue suivante apparaît :
La vue se décompose en 2 parties :
- La liste des indemnités et frais qui sont automatiquement alloués à tous les agent.e.s (donc cette partie est non-modifiable)
- La liste des indemnités et frais qui ne sont rajoutés qu’à l’agent en cours d’édition, au travers de cette vue
Pour que les éléments de coûts (indemnités, frais ou cotisations) soient rajoutés aux agents de manière automatique et systématique, il faut le préciser dans le paramétrage de la collectivité, dans l’onglet « Coût du travail » (au niveau de l’option « ajout automatique » qu’il faut cocher).
Dans notre exemple, nous avons rajouté 3 éléments de coût automatique (frais et cotisations) :
Nous allons alors rajouter une indemnité spécifique à l’agent en utilisant les boutons disponibles dans le volet « Indemnités » :
(1) Pour saisir et rajouter une nouvelle indemnité
(2) Pour utiliser une indemnité prédéfinie, déjà saisie lors du paramétrage de la collectivité
Nous allons utiliser la 2ème méthode, considérant que nous l’avons déjà saisie préalablement lors du paramétrage de la collectivité. Nous cliquons donc sur le bouton « loupe » pour afficher la fenêtre de dialogue suivante :
3 indemnités ont déjà été prédéfinies. Nous sélectionnons l’une d’elle (il est possible d’en sélectionner plusieurs) puis nous cliquons sur le bouton Sélectionner.
La liste est alors mise à jour avec la nouvelle indemnité rajoutée à l’agent :
Maintenant, rajoutons un frais ou une cotisation spécifique à l’agent :
L’absence de « loupe » signifie qu’il n’y en a pas de prédéfini. Nous allons en créer une en cliquant sur le bouton +. La fenêtre suivante apparaît :
Le contenu de cette fenêtre est identique à celle décrite dans le chapitre « paramétrage de la collectivité ». Saisir soit le montant (en €), soit le taux (en %). Donner un nom et valider en cliquant sur Enregistrer.
Le travail terminé, l’ensemble des charges de l’agent est donc le suivant :
Il faut bien sûr cliquer sur Enregistrer en bas pour que les changements soient conservés !
Les données affichées dans l’onglet « Coût du travail » sont alors automatiquement mises à jour :
¶ Avancement du dossier agent
Dans la liste des agents, un indicateur situé à droite permet de connaitre l’avancement dans le remplissage de la fiche agent (une valeur de 100 indique que le dossier est complet) :
Dans les onglets de la fiche agent, les champs manquants apparaissent en rouge :
