¶ Configuration
Pour toutes les opérations dans ce chapitre nous allons utiliser le module paramètres.
¶ Diffusion du message d’accueil
Au départ, il n’y a aucun message d’accueil qui s’affiche lorsqu’un utilisateur est connecté.
Ce message, lorsqu’il est diffusé, doit apparaître (assez discrètement) juste en dessous de la liste des modules :
Pour faire apparaître ce message, il faut aller dans le module « Paramètres » puis cliquer sur le menu « Message aux utilisateurs » en haut à gauche (1) :
Ecrivez le (nouveau) message (2), sélectionnez éventuellement l’icône à afficher (4) et, éventuellement également, la couleur de fond du bandeau (3) puis n’oubliez pas d’enregistrer (5). Le bouton Enregistrer devient actif (dégrisé) lorsque le message d’origine (ou l’un des 2 autres champs) a été modifié. Le (nouveau) message s’affichera désormais sur la page d’accueil (avec l’icône et la couleur de fond précisées) à chaque fois qu’un utilisateur se connectera.
Si vous n’avez pas accès à toutes ces fonctions, c’est que vous n’avez pas les droits d’accès.
¶ Paramétrage de la collectivité
Le paramétrage de la collectivité s’applique à tous les utilisateurs (valeur référence du temps de travail annuel, règles de gestion « métier », etc.).
Ces paramètres sont accessibles et modifiables dans cette vue :
L’onglet « Temps de travail » permet de définir la durée règlementaire annuelle de travail, soit 1 607 h imposées (1a), non modifiable. Il s’agit d’une valeur référence pour un travailleur à plein temps.
Il permet aussi de définir une durée annuelle qui s’application pour la collectivité (une correction en quelque sorte) pour l’année en cours (1b). On doit la redéfinir chaque année. Une valeur nulle ou égale à zéro signifie que c’est la valeur légale (1607) qui va être utilisée dans la fiche agent et son récapitulatif du temps de travail (pour le prévisionnel).
Enfin, cet onglet permet de sélectionner le référentiel comptable à utiliser pour « coder » les activités (1c) :
- Nomenclature M14
- Nomenclature M57
Pour permettre la planification des cycles qui sont adossés aux périodes scolaires, un champ supplémentaire a été rajouté permettant de préciser la zone scolaire (A, B, C, etc.) à la laquelle est rattachée la commune gérée :
L’onglet « Coût du travail » permet de paramétrer les éléments de coût qui permettront de déterminer le taux horaire d’un.e agent.e, soit :
- La zone de résidence (1)
- Les indemnités mensuelles dont peuvent bénéficier les agent.e.s (2)
- Les autres frais mensuels d’un agent (assurance, retraite, médecine préventive, etc.) (3)
Le choix de la zone de résidence va impacter le calcul de l’indemnité de résidence des agents rattachés à la collectivité (en zone 3, sa valeur sera alors nulle).
Pour rajouter une indemnité, il faut « ouvrir » le volet « Indemnités » (1) et cliquer sur le bouton « + » (2) :
Une fenêtre de dialogue s’ouvre alors :
Remplir les champs en fonction des besoins réels de la collectivité, en particulier :
(1) Le libellé de l’indemnité (pour l’identifier)
(2) Le montant en euros ou le taux en pourcentage
(3) L’ajout automatique (qui indique si l’indemnité concerne tous les agents ou pas)
(4) Cliquer sur Enregistrer pour que la nouvelle indemnité soit rajoutée à la liste
Une fois enregistrée, l’indemnité est alors rajoutée à la liste (1). Pour réellement prendre en compte les changements opérés (l’ajout de la nouvelle indemnité), il ne faudra pas oublier d’enregistrer (2) (sinon, les changements seront perdus) :
Pour rajouter un frais ou une cotisation, procéder de la même façon pour ouvrir la fenêtre de dialogue suivante :
Donnez un nom (1) et un montant (ou un taux) (2) en précisant si le coût concerne tous les agents (3) et cliquez sur Enregistrer (4).
L’ajout d’indemnités, de coûts ou de cotisations constitue un ensemble de données financières disponibles pour chaque agent, qui seront utiles au moment du remplissage de leur fiche au niveau de l’onglet « Indemnités et frais » (voir chapitre « Gérer les données agent »).
L’onglet « Absences » permet d’établir les règles d’approbation des demandes d’absence par catégorie d’absence (congés annuels, RTT, récupération heures sup., etc.), à savoir : qui va valider (ou rejeter) ces demandes ?
Pour cela, il faut cliquer sur l’icône arrondi « + » afin de rajouter une règle.
Il faudra préciser alors tous ceux qui peuvent traiter ces demandes (afin que leur soit envoyé une notification à chaque demande) :
- Le(s) responsable(s) « N+1 » (en général le responsable de service de l’agent)
- Les agents appartenant à un groupe d’utilisateurs (exemple : DRH)
- Les agents spécifiquement affectés à cette tâche (quelque soit le demandeur et sa position dans l’organisation)
Pour configurer une règle, il faut alors cliquer sur l’icône d’ajout (1) et renseigner la boite de dialogue : le type d’absence concerné par la règle (2) et l’indication si le (ou les) responsable(s) de l’agent participe(nt) à la validation (3). En option, il sera possible de préciser quels groupes d’utilisateurs (4) et/ou, précisément, quels utilisateurs (5) sont également amenés à valider ce type de demande. Une fois, la règle établie, ne pas oublier d’enregistrer (6). Il sera possible à tout moment de supprimer la règle (7) (une confirmation sera demandée).
Les « autres paramètres » concernent les diverses règles « métiers » :
(2) Le premier paramètre permet de gérer la visibilité ou non du planning de service par les agents « non responsables » de ce service
(3) Le deuxième paramètre permet d’autoriser les utilisateurs à modifier un cycle horaire (c’est-à-dire ses plages horaires) déjà planifié (c’est-à-dire appliqué) sur le calendrier de l’agent (au moins une semaine de l’année en cours)
(4) Le 3ème paramètre de déclencher le mode « sécurisé » pour les opérations de suppression ou d’archivage des utilisateurs et agents (ainsi que les groupes d’utilisateur). En mode sécurisé, il sera demandé de confirmer (recopier) le nom de l’élément à supprimer ou archiver.
(5) Le 4ème paramètre de basculer sur le mode simplifié pour la gestion de la planification des activités (méthodes des « ratios » en % à la place des « plages horaires »).
(6) Il faut cliquer sur Enregistrer pour converser les changements effectués sur les paramètres (sinon les changements ne seront pas pris en compte).
Des paramètres supplémentaires ont été rajoutés pour personnaliser la gestion des notifications par courriel :
(1) Le premier paramètre permet de changer le nom de l’expéditeur (alias de courriel).
(2) Le deuxième paramètre d’utiliser son propre serveur d’envoi de courriel basé sur le protocole SMTP (sécurisé), à la place d’utiliser celui attribué par défaut par OxenWise™.
Si ce deuxième paramètre est activé, il faut alors renseigner d’autres champs :
Les champs suivants doivent être remplis :
| Paramètre | Description |
|---|---|
Identifiant de connexion |
Identifiant du compte utilisé pour se connecter au serveur SMTP du fournisseur pour collecter ou envoyer ses courriels. En général, c’est une adresse e-mail. |
Mot de passe de connexion |
Mot de passe associé à l’identifiant du compte. |
Nom du serveur |
Nom du serveur SMTP utilisé pour « relayer » les courriels envoyés. Se renseigner auprès de son fournisseur (c’est souvent nom du type « smtp.macompagnie.fr »). Ne pas utiliser d’adresse IP. |
Port du serveur |
Port SMTP associé au nom du serveur SMTP. Se renseigner auprès de son fournisseur. L’application ne propose que les ports « sécurisés » (exemple : 587). |
Adresse e-mail de l’émetteur |
Adresse e-mail utilisée comme expéditeur des envois de courriel pour les notifications. Idéalement, choisir une adresse en relation avec le nom de l’expéditeur (alias) précisée plus haut. |
¶ Créer et gérer les groupes d’utilisateurs
Les fonctions décrites avant ne sont pas toutes accessibles à tous les utilisateurs. Les droits d’accès sont contrôlés au niveau des groupes d’utilisateurs.
Il faut cliquer sur « Groupes d’utilisateurs » (1) pour accéder à la vue permettant de gérer ces groupes :
La fiche affiche les groupes déjà créés (2). Pour en créer, il faut cliquer sur le bouton « + » (3).
Pour les supprimer, il faut cliquer sur l’icône « poubelle » (4).
Un clique-droit sur un nom du groupe permet d’en faire une copie qu’on pourra modifier ensuite :
Une fenêtre apparaît alors pour préciser le nom du nouveau groupe :
Il faut alors changer le nom du nouveau groupe (1) puis cliquer sur Enregistrer (2).
Le bouton « + » permet de créer des groupes qui correspondent aux différents profils d’utilisateurs auxquels on attribue des droits d’accès (ex : Administrateur, responsable de service, agent) :
Lors de l’ajout d’un nouveau groupe, une fenêtre également apparait :
Il faut alors préciser le nom du nouveau groupe (1) puis cliquer sur Enregistrer (2).
Le nom d’un groupe est obligatoire sinon il n’est pas possible d’aller plus loin dans la création :
En cas de succès, le message suivant s’affiche pendant quelques secondes :
Lors de la suppression d’un groupe, un dialogue de confirmation est également proposé :
¶
Si vous avez activé le mode de suppression sécurisée dans les paramètres, pour confirmer la suppression, il faut copier le nom du groupe avec la souris (la sélection est matérialisée en bleu ci-dessus) et le coller dans le champ proposé au-dessus (« Nom du groupe à supprimer »).
Confirmez la suppression en cliquant sur le bouton Supprimer.
En cas de succès, après confirmation, le message suivant est affiché en « pied de page » :
Pour faire disparaître ce message, il faut cliquer à côté (n’importe où sur l’espace de travail).
Pour modifier un groupe (qui vient d’être créé, par exemple), il faut cliquer sur le nom du groupe. La fenêtre suivante apparaît alors :
(1) Il est possible de changer le nom du groupe (à tout moment, même s’il a déjà été attribué à des utilisateurs)
(2) Le paramètre « Accède aux données agent de tous les utilisateurs » permet aux utilisateurs appartenant à ce groupe d’avoir accès aux données de tous les agents même s’ils n’en sont pas responsables directement. Très pratique pour les services administratifs « transverses » (DRH, direction, services comptabilité, administrateur, etc.).
(3) Le paramètre « Les utilisateurs de ce groupe sont protégés contre la suppression » permet aux utilisateurs qui appartiennent à ce groupe d’être non supprimables. Pratique pour les comptes d’administrateurs (qui gèrent eux-mêmes les autres utilisateurs).
(4) Il est possible de paramétrer les droits d’accès aux modules et fonctions de l’application.
(5) Il faut cliquer sur Enregistrer pour prendre en compte les différents changements effectués dans cette vue.
Les fonctionnalités accessibles au groupe sont présentées de manière hiérarchique. Le premier niveau représente les modules fonctionnels (ces modules sont ceux représentés par les « grosses icônes » qu’on voit apparaitre sur la page d’accueil lorsqu’on se connecte).
Lorsqu’on clique sur un « chevron », les fonctionnalités sous-jacentes apparaissent :
(1) Le premier niveau représente le module fonctionnel
(2) En cliquant sur le chevron à gauche, on fait apparaître de manière arborescente les « sous-fonctions ».
En sélectionnant une case, on donne accès à la fonctionnalité à tous les utilisateurs de ce groupe :
(1) Dans cet exemple, on ouvre l’accès à la fonction « Gestion des groupes d’utilisateurs et droits d’accès » aux utilisateurs de ce groupe
(2) La case de la fonction située au niveau supérieur devient orange ce qui signifie que « certaines sous-fonctions sont accessibles » aux utilisateurs de ce groupe. Si on coche, toutes les sous-fonctions, la fonction supérieure devient verte (signifiant qu’elle est complètement accessible et non plus partiellement).
Il faut bien sûr ne pas oublier d’enregistrer vos modifications :
¶ Modification des droits d’accès et notification
Lorsqu’on modifie les droits d’accès dans un groupe, une notification est envoyée à tous les utilisateurs de ce groupe. La présence de notifications est signalée dans la barre de titre en haut :
En cliquant sur le bouton « notifications » (cloche), la notification indiquant que les droits d’accès ont été modifiés suivi d’un bouton permettant de recharger les droits (sans avoir besoin de se déconnecter et se reconnecter à l’application). Il suffit d’appuyer sur ce bouton « rouge » pour recharger ces droits :
¶ Protection de comptes d’utilisateur (suppression)
Lorsqu’on sélectionne l’option « Gestion des groupes d’utilisateurs et droits d’accès » dans la configuration d’un groupe d’utilisateurs, la suppression de tous les utilisateurs de ce groupe est désactivée.
Dans la liste des utilisateurs, l’icône 
pour supprimer un utilisateur de ce groupe est alors « grisé » et inactif lorsque l’on clique dessus.
¶ Cas d’utilisation : groupe d’utilisateurs pour créer des cycles
On veut créer un groupe d’utilisateurs leur permettant de créer, de modifier et de supprimer des cycles (typiquement un gestionnaire des ressources humaines, par exemple).
Pour cela, on va bien sûr aller dans le module « Paramètres » :
On va dans le menu « Groupes d’utilisateurs » pour rajouter un nouveau groupe :
Après avoir cliqué sur « + », une boite de dialogue apparaît nous permettant de créer le groupe :
Une fois enregistré, le groupe est créé mais ne possède aucun droit d’accès. On va justement lui en rajouter. Il suffit de cliquer sur le nom du groupe ainsi créé :
Le module qui nous intéresse est « Saisie des temps » (c’est où se trouve la gestion des cycles) :
Nous allons sélectionner les fonctions qui nous intéressent et pas plus (selon le principe de moindre privilège) :
Faire Enregistrer pour terminer.
Le nouveau groupe est alors opérationnel :
¶ Cas d’utilisation : groupe d’utilisateurs pour visualiser les cycles
Dans ce nouveau groupe, va limiter la gestion des cycles à la simple lecture (toute création, modification ou suppression sera alors impossible par l’utilisateur). Cela convient typiquement à un chef de service par exemple.
Les premières étapes ne changent pas. Dans la modification du groupe n’allons garder que la fonction « Gestion des cycles horaires ».
Le plus rapide est de dupliquer le groupe précédent :
Dans la fenêtre qui s’affiche, on va renommer le groupe (« Contrôleur temps » par exemple) :
Une fois le groupe créé (par duplication), il faut cliquer dessus pour le modifier. La fenêtre suivante apparaît (après avoir ouvert les signets « Saisie des temps » et « Planification agent ») :
Après avoir enlevé les 2 fonctions « en trop », cliquer sur Enregistrer.
Les 2 groupes sont désormais utilisables et peuvent être assignés à des utilisateurs selon leur catégorie (ressources humaines ou chef de service) dans le menu « Utilisateurs ».
¶ Principe de moindre privilège
Il est important d’accorder le moins de droits possible à chaque groupe d’utilisateurs pour des raisons de sécurité. Il est toujours possible d’en rajouter davantage, plus tard, si le besoin s’en fait sentir.
¶ Création, gestion et sécurisation des comptes utilisateurs
La plateforme Springbox Office™ permet à l'administrateur de gérer les comptes utilisateurs de manière sécurisée.
Les informations détaillées sont disponibles ici.