¶ Modélisation des services et des activités
¶ Concepts sur lesquels reposent l’application
Pour assigner des utilisateurs (ou des agents) à des services, il faut créer une organisation.
Une organisation est une arborescence de services.
Certains services peuvent contenir des activités (autrement dit : « tâches » dont le service en question est responsable).
L’application permet de gérer tout cela de manière graphique grâce au menu « Organisation » du module « Paramètres ».
Il est très important de « modéliser » son organisation sur papier (ou « tableau blanc ») avant de configurer l’organigramme ainsi obtenue dans l’application, en utilisant des codes couleurs ! 😉. Par exemple, une couleur par niveau (et une couleur différente pour les activités) …
¶ Description du menu « Organisation »
Si toutes les fonctions du module « Paramètres » sont affichées (cela dépend des droits d’accès accordés), le sous-menu « Organisation » est accessible dans le menu de gauche :
En cliquant dans le sous-menu « Modélisation » du menu « Organisation », la vue pour modéliser les services apparaît (dans l’exemple ci-dessous des services et des activités ont déjà été créés) :
(1) Le bouton « Modélisation » dans le volet à gauche permet d’afficher la vue dans l’espace de travail
(2) Service de 1er niveau (à la racine de l’organisation). En général, on lui donne le nom de la collectivité (exemple : Mairie de Pont-Scorff)
(3) Sous-service (plusieurs niveaux de sous-services sont possibles).
(4) Activité (signalée par un pictogramme 
).
(5) Bouton pour rajouter un nouveau sous-service.
(6) Bouton pour paramétrer le service (ou le transformer en « activité »).
(7) Bouton pour supprimer le service (impossible si le service contient des agents, par exemple).
(8) Bouton affichant le nombre d’agents assignés au service et permettant d’en rajouter ou en retirer.
(9) Bouton permettant de rajouter un nouveau service de 1er niveau.
Attention, le bouton pour supprimer est inactif (grisé) si le service contient des agents ou/et des sous-services.
On peut déclarer le nombre de niveaux requis (en général, on réserve le dernier niveau pour les activités et le premier pour la collectivité elle-même ou pour les établissements « affiliés ») :
Conseil : modélisez votre organisation de manière à limiter le nombre de niveaux de sous-services pour faciliter l’échange et la remontée des informations.
¶ Création de l’arborescence de services
L’onglet « Modélisation » permet de créer les services de 1er niveau en cliquant sur « Ajouter un service (1er niveau) ». Le nommer, puis cliquer sur Enregistrer.
(1) Cliquer sur le bouton Ajouter un service (1er niveau)
(2) Un service est alors créé avec le nom par défaut : « Nommez le nouveau service ». Bien sûr, il faut changer ce dernier en le sélectionnant avec la souris et en tapant le nouveau nom. Le nom peut être changé à tout moment plus tard, en procédant de la même manière (même si le service contient des agents).
(3) Le bouton Enregistrer passe du gris au violet (signifiant que l’arborescence des services a été modifiée mais n’a pas encore été sauvegardée) : il faut donc enregistrer en cliquant sur le bouton !
Pour créer un sous-service, cliquer sur 
) au niveau du service et donnez un nom au nouveau service :
(1) Cliquer sur le bouton « +1 » en face du service « référent » (auquel sera rattaché le sous-service)
(2) Un sous-service est alors créé, qu’il faut renommer bien sûr.
(3) Cliquer sur le bouton Enregistrer pour conserver les changements
Après chaque enregistrement, un message (vert) apparait pour dire que tout s’est bien passé.
Cliquez à côté du message dans l’espace de travail pour faire disparaitre ce message.
On peut à tout moment modifier le nom d’un service. Il suffit de le sélectionner et de changer son nom :
Et de cliquer sur Enregistrer :
¶ Rajouter les activités
Pour créer une activité, il faut transformer un sous-service en activité en cochant « Ce service est une activité », puis indiquer le code fonctionnel.
Pour cela, il faut cliquer sur le bouton « Crayon » (modifier) en face du service :
Le formulaire suivant apparait alors :
Il faut alors déplacer le bouton poussoir vers la droite (1) et, dans le champ « Code fonctionnel », sélectionnez le code de fonction le plus adéquat possible (2) :
Pour valider l'activité, cliquer sur la partie mauve, puis sur Enregistrer. L’activité apparaîtra ensuite avec l’indicateur « activité » (représenté par l’icône ) :
N’oubliez pas d’enregistrer votre travail.
¶ Assigner les utilisateurs aux services
Il y a 2 moyens d’assigner des agents à des services :
- En utilisant la fonction «
Modélisation» (sous-menu du menu «Organisation») - En utilisant la fonction «
Assignations des agents» (sous-menu du menu «Organisation»)
En utilisant la fonction « Modélisation », il suffit de cliquer sur l’icône 
ou 
), en face du service (l’icône change si le nombre d’agents déjà présents dans le service est supérieur à 0).
Le formulaire suivant apparait alors :
(1) Les agents déjà rattachés dans un autre service peuvent quand même être affectés au service.
(2) Les agents non rattachés peuvent être rattachés ou affectés au service (un agent sans rattachement qu’on affecte au service devient un agent dit « détaché »).
Si on souhaite rattacher un agent (sans rattachement) au service est qu’il est déjà affecté à ce même service, il sera automatiquement désaffecté du service.
Dans cette fenêtre de dialogue, il y a 2 moyens d’assigner (ou désassigner) les agents au service :
- Un par un : « glisser » et « déposer » les noms des agents d’une pile à l’autre,
- Par lots : sélectionner un, plusieurs ou tous les agents de la pile (une coche verte est affichée) et cliquer sur l’un des boutons au centre pour effectuer le déplacement, vers la gauche <-- (pour désassigner) ou la droite --> (pour assigner)
Une fois les déplacements réalisés, cliquer sur le bouton Enregistrer en bas :
Remarque : on peut déplacer les agents dans l’autre sens (vers le « réservoir » d’agents disponibles).
Pour retirer un agent affecté, il faut le glisser vers le réservoir «
Rattaché ailleurs» ou celui «Sans rattachement».
C’est l’application qui détermine automatiquement vers quel réservoir il est possible de déplacer l’agent (en fonction de son rattachement ou non à un autre service).
¶ Règle « métier » : quelle différence entre agent rattaché et agent affecté ?
Il y a en effet 2 manières de lier un agent avec un service selon son niveau d’intervention au sein de ce service, d’un point de vue contractuel :
- Le rattachement correspond au fait que l’agent appartient au service de façon permanente : le chef du service est donc son responsable hiérarchique (ou peut être lui-même le responsable ou responsable adjoint)
- L’affectation correspond au fait que l’agent intervient dans le service de façon temporaire : l’agent est comme « prêté » par son service (de rattachement) à un autre service
- Un agent ne peut être rattaché qu’à un seul service à la fois
- Un agent peut être affecté à plusieurs services à la fois
- Un agent n’a plus besoin d’être préalablement rattaché à un service pour l’affecter à un autre : un tel agent est alors appelé agent détaché (il n’appartient à aucun service et n’a pas de responsable hiérarchique « propre » dans l’organisation gérée
).
N’oubliez pas d’enregistrer votre travail, en cliquant sur le bouton en bas de la vue "Modélisation des services".
L’autre méthode est d’utiliser la fonction « Assignations des agents » pour accéder à la vue qui gère les services des agents, mais il faudra « travailler » chaque agent (donc c’est une méthode moins rapide si on a beaucoup d’agents à assigner).
Attention, cette fonction nécessite que les droits nécessaires soient accordés à l’utilisateur (à paramétrer dans la vue qui gère des groupes d’utilisateurs).
Il faut donc sélectionner l’onglet « Assignations des agents » pour faire apparaitre la liste des agents :
(1) Pour accéder aux agents, on sélectionne la vue « Assignations des agents » (Utiliser le champ « Filtrer » si la liste contient beaucoup d’agents)
(2) Pour assigner un agent à un service, on sélectionne un agent de la liste
Lorsqu’on clique sur l'agent qui nous intéresse, la vue suivante apparait :
(1) Ce champ permet de spécifier le service de rattachement (s’il y a beaucoup de services dans la liste, taper les premières lettres pour filtrer)
(2) Ce champ permet de rajouter un service d’affectation (vous pouvez filtrer également)
(3) Après les changements, il faut sauvegarder son travail avec le bouton Enregistrer
Après avoir choisi un service de rattachement dans la liste, il faut sélectionner le rôle que l’agent jouera dans le service parmi les propositions suivantes :
- Responsable
- Responsable adjoint (suppléant)
- Membre (pas de responsabilités hiérarchiques)
Le responsable ou responsable adjoint aura accès aux fiches, plannings et absences de tous les agents qui appartiennent au même service que lui (ainsi que les sous-services), donc la configuration du « rôle » est très importante dans cette application.
Un agent rattaché à un service peut également être affecté à un autre service lorsqu’il effectue des missions pour un autre service (ex : ATSEM qui exerce ses missions principales à l’école, mais qui assure également l’encadrement cantine --> ATSEM affectée au service Enfance jeunesse). Il sera ensuite possible de lui attribuer des activités relevant du service enfance jeunesse (ex : cantine).
Dans la même fenêtre, pour rajouter les services d’affectation, il faut cliquer sur le bouton 
:
Dans la boite de dialogue, sélectionner le service désiré et cliquer sur Rajouter.
Pour supprimer une affectation, sélectionner la ligne (1) et cliquer sur Retirer l’affectation sélectionnée (2) :
Puis, pour enregistrer toutes les modifications effectuées dans cette vue, cliquer sur le bouton Enregistrer, en bas à droite :
Une fois enregistré, le service de rattachement (s’il y en a un) apparait dans la colonne « Service de rattachement » :
On peut également le vérifier dans le menu « Organisation » :
En cliquant sur l'icône « Gérer les agents » (voir ci-dessus), la fenêtre laisse apparaitre l’agent qui a été rajouté (avec le bon rôle) :
¶ Détacher un utilisateur d’un service où il a été planifié sur une activité
En utilisant le module « Paramètres » (onglet « Assignations des agents » puis sélectionner un agent dans la liste), il est possible de détacher un agent d’un service (sauf s’il y est « responsable » ou « responsable adjoint » : dans ce cas, il faut lui changer son rôle) même s’il exerce des activités dans ce service :
(1) Changer le rôle pour passer l’agent en tant que « membre » (s’il ne l’est pas déjà)
(2) Cliquer sur le bouton Détacher le service
Le service est supprimé en tant que service de rattachement mais rajouté dans la liste des services affectés (3). Cliquer sur Enregistrer pour confirmer les changements (4) :
Une série de messages (en vert) s’affichent pour indiquer les différents traitements qui ont été opérés :
Cliquer à côté du message pour le faire disparaitre.
L’utilisateur n’a désormais plus de service de rattachement (on parle alors de « travailleur détaché »).
Attention, un travailleur détaché ne sera visible dans les modules de gestion des agents (saisie des données agent et saisie des temps) par aucun responsable « hiérarchique » pour le gérer. Il conviendra donc de le rattacher à un nouveau service.
Il restera cependant visible pour un utilisateur (profil « administrateur ») qui a accès à tous les agents (fiches agent, planning, feuilles de temps, etc.).
On va y remédier en le rattachant (par exemple) à un service dont il est déjà « missionné » (service d’affectation).
Pour cela, on va cliquer à nouveau sur l’agent dans le menu « Assignations des agents ».
Et on va sélectionner un de ses services affectés (1) puis cliquer sur le bouton Rattacher le service affecté sélectionné (2) :
Le service sélectionné est alors supprimé de la liste des services affectés et rajouté comme service de rattachement (1). Il faut alors préciser le rôle (2) qu’on souhaite que l’agent exerce dans ce service en tant qu’agent rattaché. Ne pas oublier d’enregistrer pour conserver les modifications (3) :
L’agent est donc à nouveau rattaché à un service possède donc un responsable et pourra être géré dans les modules « Saisie des données agent » et « Saisie des temps » :
Attention, un agent pourrait être « moins mobile » s’il a été planifié sur des activités au niveau d’un de ses cycles de travail. Une erreur du type « L’agent possède des activités » apparait alors et il faudra cliquer sur le bouton Forcer l’opération pour archiver ces activités et poursuivre :
Attention, la planification de ces activités, même si elle existe encore dans la base, n’apparaitra plus au niveau des cycles de travail.
¶ Détecter les utilisateurs « sans service »
Les utilisateurs qui ne sont ni rattachés ni affectés à aucun service ne sont pas visibles dans la liste des agents (mais ils apparaissent bien dans la liste des utilisateurs). Un nombre trop important d’entre eux fait baisser l’indicateur « Taux d’affection » (écran d’accueil du module « Paramètres ») donnant l’impression à l’opérateur qu’il reste du travail à faire.
La solution est de repérer ces cas dans la liste des utilisateurs :
Il suffit pour cela d’actionner l’option de filtre « N’afficher que les utilisateurs/trices détaché(e)s de l’organisation ».
Si un utilisateur n’est pas un agent et ne fait effectivement pas partie de l’organisation, il est possible de le préciser dans le but d’améliorer les statistiques. Pour cela, cliquer sur l’utilisateur en question et décocher la case qui va bien :
¶ Déplacer les services ou activités dans l’organigramme
Dans la vue « Modélisation », il est possible de déplacer un service ou une activité à 2 niveaux :
- Changer l’ordre des services situés sur le même niveau hiérarchique
- Monter ou descendre les services entre les niveaux hiérarchiques
Pour cela, il faut utiliser les « touches bleues » à droite du nom du service (ou de l’activité) :
L’icône « Déplacer » permet, à l’aide la souris, de mouvoir le service (ou l’activité) n’importe où dans l’organigramme. Il faut cliquer sur l’icône en maintenant la touche de la souris appuyée pendant le déplacement.
Lors du déplacement, un fond « vert » apparait pour indiquer le nouvel emplacement où l’entité va être déposée. Si on décale la souris vers la droite, le fond change de couleur pour indiquer que l’élément va être déposé en tant que sous-service (un niveau en dessous), si cela est possible.
Les autres touches (descendre, monter, décaler) permettent de « bouger » le service (ou l’activité) d’un cran, vers le haut, bas, gauche et droite.
¶ Gérer les contraintes d’activité
Il est possible de créer des contraintes de planification pour les activités (jour de la semaine, plage horaire).
Pour cela, il faut se rendre dans la vue « Contraintes d’activité » :
(1) Menu pour accéder à la vue pour éditer les contraintes d’activité
(2) Liste des contraintes d’activité créées
(3) Nombre d’activités auxquelles s’appliquent la contrainte
(4) Bouton pour supprimer une contrainte d’activité (si elle n’est associée à aucune activité)
(5) Bouton pour rajouter une nouvelle contrainte d’activité
Pour créer, modifier ou supprimer une contrainte d’activité, il faut posséder les droits d’accès nécessaires (à activer dans le groupe de l’utilisateur) :
Pour rajouter une nouvelle contrainte d’activité, cliquer sur le bouton « + » en bas de la liste :
Il faut remplir les champs suivants :
| Champ | Description |
|---|---|
Nom de la contrainte |
Ce champ, obligatoire, est utilisé pour identifier la contrainte. Utiliser un libellé compréhensible pour les autres utilisat.rice.eur.s (par exemple, précisez le motif de la contrainte). |
Jour de la semaine |
Ce champ est optionnel, si l’heure de début ou l’heure de fin est précisée. Permet de restreindre la planification d’une activité sur un seul jour de la semaine. |
Heure de début |
Ce champ est optionnel, si l’heure de fin ou le jour de la semaine est précisé. Permet de restreindre la planification d’une activité sur une plage horaire spécifique. |
Heure de fin |
Ce champ est optionnel, si l’heure de début ou le jour de la semaine est précisé. Permet de restreindre la planification d’une activité sur une plage horaire spécifique. |
Une contrainte plus ou moins restrictive apporte plus ou moins de souplesse aux planificateurs. Par exemple, on peut ne préciser « que » la date de fin signifiant que les activités associées à cette contrainte ne devront pas être planifiées au-delà d’une certaine heure.
Pour valider, cliquer sur Enregistrer.
La nouvelle contrainte est alors rajoutée à la liste.
Il faut maintenant appliquer ces contraintes aux activités en se rendant dans la vue « Modélisation » et en sélectionnant une activité :
(1) Menu pour accéder à la vue pour modifier les activités (et les services)
(2) Activité à modifier
(3) Bouton pour modifier l’activité
Pour modifier l’activité, on clique que le « crayon orange » et la fenêtre de modification de l’activité s’affiche avec le champ de sélection des contraintes :
En cliquant sur le champ, les contraintes disponibles apparaissent dans une liste déroulante :
On peut aussi filtrer en tapant une partie du nom de la contrainte (si la liste est trop longue).
Sélectionner une des contraintes pour l’associer à l’activité :
(1) Il est possible d’associer plusieurs contraintes à une même activité
(2) Le bouton x permet de retirer la contrainte de l’activité
(3) Pour prendre en compte les changements, toujours cliquer sur Enregistrer
Si l’utilisateur possède le droit d’accès à la fonction « Modification des contraintes d’activité », il est aussi possible de rajouter une nouvelle contrainte tout en l’assignant à l’activité en tapant simplement son nom puis en tapant sur Entrée …
La fenêtre suivante apparait alors :
Cliquer alors sur Oui pour confirmer.
Une nouvelle fenêtre apparait :
C’est la même fenêtre que lorsqu’on crée des contraintes d’activité dans la vue décrite plus haut.
Remplir les champs et cliquer sur Enregistrer.
La contrainte est à la fois créée et associée à l’activité. Un message indique si l’opération s’est bien passée :
En allant dans la vue qui liste les contraintes, on peut voir que la nouvelle contrainte a effectivement été rajoutée et peut donc être utilisée pour d’autres activités :
Lorsque vous associez plusieurs contraintes à une même activité, cette dernière devra respecter toutes les conditions imposées par les différentes contraintes (réduisant toujours plus les plages de planification).
¶ Visualiser graphiquement la liste des services (organigramme)
Le menu « Organisation » permet de visualiser de manière graphique la liste des services et de ses sous-services en cliquant sur le sous-menu « Visualisation graphique » :
En utilisant le bouton droit de la souris (en la positionnant sur un service), un certain nombre de fonctions supplémentaires apparaissent :
| Champ | Description |
|---|---|
Étendre en dessous |
Permet d’afficher toute l’arborescence des services en dessous du service sélectionné. |
Réduire en dessous |
Permet de masquer toute l’arborescence des services en dessous du service sélectionné. |
Afficher à partir d’ici |
Affiche l’organigramme en plaçant le service sélectionné comme point de départ de l’arborescence. Les autres services ne faisant pas partie des sous-services de la sélection disparaissent alors. |
Afficher les activités … |
Affiche la liste des activités du service (sélectionné). |
Dans l’exemple ci-dessus, on va faire un « clic-droit » sur le service « TegiaVille » et sélectionner l’option « Etendre en dessous » pour afficher tous les sous-services dont il dépend.
On obtient alors l’affichage suivant :
On peut faire l’opération inverse (faire disparaitre tous ces sous-services) en cliquant sur « Réduire en dessous » du menu contextuel (clic-droit sur le même service). Cette opération peut être faite au niveau de n’importe quel sous-service.
Pour afficher les agents du service, il faut cliquer sur ce service (toujours sur le bouton droit) et attendre que l’application charge les données correspondantes. La cellule affichant le service s’escamote vers le bas faisant apparaître la liste des agents :
Pour afficher les activités du service, utiliser l’option « Afficher les activités … », disponible en faisant un « clic-droit » sur le service. La vue escamotable suivante apparait en bas :
Si les activités contiennent des agents (celles ou ceux à qui on a assigné cette activité), le nombre d’agents est également affiché :
Il s’agit en fait d’un bouton sur lequel on peut cliquer laissant apparaitre le fenêtre suivante (cliquer sur Annuler pour la fermer) :
Le service de rattachement (qui peut être différent du service de référence de l’activité s’il s’agit d’un agent affecté) est également affiché. Le volume horaire planifié est différent de 0 si l’agent a été planifié sur cette activité (voir documentation « Guide de l’utilisateur »).
Pour imprimer l’organigramme tel qu’il apparait à l’écran, il suffit de cliquer sur le bouton Imprimer. Il faut alors faire les réglages nécessaires pour que l’ensemble de l’organigramme soit pris en compte (en choisissant, par ailleurs, le mode « Portrait » ou « Paysage ») :
Maintenant, nous allons utiliser l’option « Afficher à partir d’ici » sur un des services de l’arborescence.
Nous revenons alors dans le sous-menu « Visualisation graphique » du menu « Organisation ».
Si nous sélectionnons un service qui se trouve tout en haut de l’arbre (service de 1er niveau), et faisons un clic-droit puis sélectionnons « Afficher à partir d’ici », les autres services au même niveau disparaitront :
Nous obtenons alors la vue suivante :
Nous allons alors « développer » ce service, comme nous l’avons fait précédemment, pour faire apparaitre les sous-services :
Nous voudrions alors ne faire apparaitre que le service « Services administratifs - CCAS » (dans l’exemple ci-dessus) et ses sous-services, en faisant à nouveau un clic-droit et en sélectionnant l’option « Afficher à partir d’ici » :
Les services qui se trouvent au-dessus et au même niveau disparaissent, au profit de ce qui nous intéresse (on fait un zoom sur le service) :
Nous avons gagné de la place pour l’impression et nous pouvons même faire apparaitre les agents en cliquant sur les services souhaités :
Nous pouvons maintenant imprimer le nouvel organigramme, si nous le souhaitons.
Pour réafficher l’organigramme complet, il suffit de quitter la vue (en faisant Annuler ) et d’y revenir.