¶ Planification
En pratique, une bonne gestion du temps de travail se base sur sa planification (qu’on appelle le « prévisionnel ») afin d’en mesurer les écarts éventuels lors de son exécution. La planification consiste à déterminer à l’avance les périodes d’activité de l’agent. Pour plus de flexibilité, elle repose sur des cycles hebdomadaires de temps de travail permettant de prendre en compte la réalité du travail (facteurs saisonniers ou cycles scolaires par exemple) comme le permet la législation du travail.
Grâce aux cycles, un agent (dont la répartition du temps de travail a été « annualisé ») peut travailler certaines semaines moins de 35 heures et d’autres plus de 35 heures.
Un cycle hebdomadaire est constitué de plages horaires (2 par jour travaillé) à l’intérieur duquel peuvent être planifiés des activités assignées au même agent.
Dès lors qu’un cycle a été créé, il peut être planifié (on indique alors sur quels numéros de semaines il s’applique) grâce à la fonction « Planifier sur la grille ».
Attention, un cycle planifié ne peut plus être supprimé (il faut le « déplanifier » avant).
¶ Avancement de la planification
Pour accéder aux vues dédiées à la planification, il faut sélectionner un agent dans la liste. Dans cette liste, s’affiche (à droite) un indicateur d’avancement de la planification pour chaque agent (valeur entre 0 et 100, en pourcentage) :
Attention, cet indicateur ne prend pas en compte la planification des activités. Uniquement, la planification du temps (plus précisément, la planification des cycles de travail sur la grille du calendrier annuel).
¶ Gérer les cycles
En cliquant dans le sous-menu « Gérer les cycles » (1), on accède à la vue qui permet de :
- Créer un nouveau cycle (2)
- Supprimer un cycle (3)
- Dupliquer un cycle (4)
- Renommer un cycle (5)
Toutes les fonctions sont accessibles en faisant un « clic-droit » sur le cycle (la fonction « Supprimer » est également accessible via l’icône située dans la colonne de droite du cycle).
Dans l’exemple ci-dessus, nous allons dupliquer l’un des cycles en faisant un clic-droit et en sélectionnant la fonction « Dupliquer ». La fenêtre suivante apparait :
Cliquer sur Enregistrer pour confirmer.
Le nouveau cycle est rajouté : il est la copie exacte du cycle copié.
On peut d’ailleurs remarquer que les 2 cycles ont le même nombre d’heures planifiées (en effet, les plages horaires sont les mêmes) :
Nous allons maintenant renommer le nouveau cycle (on aurait également pu le faire au moment de la copie, précédemment), en en faisant un clic-droit et en sélectionnant la fonction « Renommer ». La fenêtre suivante apparait :
Dans cet exemple nous allons renommer « Copie de Période scolaire » en « Période Juillet / Août » (par exemple). Cliquer sur Enregistrer pour confirmer.
Maintenant nous allons supprimer le nouveau cycle qui a été renommé), en en faisant un clic-droit et en sélectionnant la fonction « Supprimer » (ou en cliquant sur la « poubelle » à droite du cycle). La fenêtre suivante apparait :
Cliquer sur Enregistrer pour confirmer.
Le cycle n’existe plus.
Il est à noter qu’un cycle déjà « planifié sur la grille » (associé au calendrier) ne peut pas être supprimé. C’est le cas des 2 cycles ci-dessous :
Si on essaie de le faire, le message suivant sera affiché et le cycle ne sera pas supprimé :
¶ Modifier un cycle (plages horaires)
Pour accéder à la vue « Plages horaires » qui permet de modifier un cycle, il y a 2 manières de faire :
- En cliquant directement sur le cycle (1) – c’est la méthode la plus rapide et la plus directe
- En sélectionnant le sous-menu «
Plages horaires» dans le volet de navigation (2)
Dans le 2ème cas, il faut présélectionner l’agent (sauf si ce dernier a été verrouillé).
Dans le cas d’un nouveau cycle (vide), la vue suivante est alors affichée :
Cette vue permet de décrire « la semaine type » de l’agent en termes d’horaires de travail (plages horaires).
Pour cela, nous allons cliquer sur une « cellule » (par exemple, le lundi matin).
La fenêtre suivante apparait :
Cliquez sur le champ des heures et saisissez une valeur (par exemple : « 8 »). Pour aller plus vide, le curseur bascule automatiquement sur le champ des minutes. Tapez « 30 » (par exemple).
Pour passer au champ suivant, utilisez le bouton TAB (plus pratique que la souris 😉).
Saisissez l’horaire de fin, par exemple : « 12 » et « 0 ». La matinée commence alors à 8h30 et se termine à 12h :
Cliquez sur le bouton Enregistrer pour confirmer. Le cycle est alors mis à jour :
Faites la même chose pour l’après-midi (du lundi).
En faisant un « clic droit » sur une plage, les fonctions suivantes sont disponibles :
(1) Une commande « Supprimer » pour effacer la plage
(2) Une commande « Copier » pour copier le contenu de la plage
(3) Une commande « Coller » pour coller le contenu copié dans la plage destination
(4) Les commandes « Reproduire sur toute la semaine », « Reproduire sur les jours ouvrés » et « Reproduire sur les jours ouvrables » pour répliquer la plage sur les autres cellules
Attention, on ne peut pas copier une plage « du matin » sur une plage « de l’après-midi ». Les copies et les réplications ne sont font que sur la même ligne.
Faites des tests.
Dans notre exemple, nous allons sélectionner le lundi matin et le reproduire sur toute la semaine de travail en faisant un clic-droit sur la cellule et en sélectionnant « Reproduire … » puis « … sur les jours ouvrés » :
La plage est alors recopiée sur toute la semaine (hors week-end) :
Afin d’avoir un cycle complet de 35 heures, faire la même chose avec le lundi après-midi :
Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder ces modifications.
La vue qui liste les cycles de l’agente est alors affichée avec les données de synthèse mises à jour :
¶ Temps de travail non annualisé
Dans la fiche agent, il est possible de préciser si le temps de travail doit être annualisé ou non, en paramétrant l’onglet « Temps de travail » :
Lorsque cela n’est pas le cas (non annualisé), une vérification est faite au niveau de chaque cycle de travail attribué à l’agent, concernant le nombre total d’heures à effectuer par semaine :
Si la valeur « Heures travaillées par semaine » spécifiées dans la fiche agent ne correspond à celle du « Total sur le cycle », une alerte orange est affichée en haut, dans la vue d’édition du cycle, avec une indication sur l’écart (valeur en heures qui peut être négative).
¶ Les cycles prédéfinis
Il est également possible d’enregistrer un cycle comme un modèle réutilisable.
Pour cela, il suffit d’aller dans le cycle qui nous intéresse et cliquer sur le bouton Enregistrer comme modèle :
La fenêtre de dialogue suivante apparaît alors pour donner un nom au modèle :
Saisissez le nom que vous souhaitez donner au modèle et cliquez sur Enregistrer.
Le message suivant s’affiche si tout s’est bien passé :
On peut aller voir dans le menu « Cycles prédéfinis » pour vérifier s’il est bien créé :
Dans ce menu, on peut en créer d’autres en cliquant sur le bouton + en bas.
De la même façon, une fenêtre de dialogue apparaît pour donner un nom au nouveau modèle à créer :
De même, saisissez le nom que vous souhaitez donner au modèle et cliquez sur Enregistrer.
Pour le modifier, il faut cliquer dessus et une nouvelle vue apparait :
Un modèle de cycle se remplit exactement de la même façon qu’un cycle associé à un agent (les mêmes fonctions sont disponibles).
Une fois modifiées, nos 2 vues sont prêtes pour être réutilisées :
On va revenir sur un agent pour utiliser le modèle que nous venons de créer sur un de ses cycles :
On sélectionne donc un cycle à modifier :
Et on clique sur le bouton Charger à partir d’un modèle en bas pour utiliser le modèle que nous venons de créer :
Une fenêtre de dialogue apparaît pour sélectionner le modèle à appliquer :
Une fois le modèle sélectionné, cliquer sur Charger les données.
Les données du modèle sont alors appliquées sur le cycle. Cliquer sur Enregistrer pour conserver les nouvelles valeurs :
Attention, si des activités ont déjà été planifiées et cela en dehors des nouvelles plages proposées, un message d’erreur apparaîtra lors de l’enregistrement.
¶ Planifier un cycle sur la grille
Une fois qu’un cycle a été défini en termes de plages horaires, il faut le planifier sur le calendrier pour le rendre « actif », c’est-à-dire définir sur quelles semaines de l’année civile il s’applique.
Avant cette opération, les « compteurs sont à 0 » :
Pour planifier un cycle sur la grille (c’est-à-dire sur l’année civile), il faut cliquer sur ce cycle puis cliquer sur le menu « sandwich » 
en entête qui propose les fonctions suivantes :
| Fonction | Description |
|---|---|
Planifier sur la grille |
Cette commande permet d’appliquer le cycle sur les semaines disponibles du calendrier. Si d’autres cycles ont déjà été planifiés pour ce même agent, certaines semaines ne sont pas « libres » (disponibles). |
Planifier les activités |
Permet de disposer les activités de la semaine pour l’agent à l’intérieur des plages disponibles. Si aucune plage n’a encore été défini (0 heure travaillée donc), cette option est désactivée. |
Nous allons donc sélectionner un des 2 cycles de l’agente puis sélectionner le sous-menu « Planifier sur la grille », la fenêtre suivante s’affiche :
En bas, les boutons permettent de gérer les semaines de la grille :
(1) Rajouter une semaine (on sélectionne une semaine sur laquelle s’appliquera le cycle)
(2) Rajouter plusieurs semaines (on sélectionne une date de début et une date de fin)
(3) Rajouter toute l’année (possible si aucun cycle n’est encore planifié pour l’agent)
(4) Supprimer les semaines sélectionnées
Nous allons ici utiliser le 3ème bouton pour appliquer le cycle sur toute l’année ! On obtient le résultat suivant :
Le cycle s’applique désormais sur toute l’année !
Pour afficher les nouveaux compteurs de la planification de l’agent, cliquez sur « Planning de … » dans la barre de navigation en haut :
Dans la vue « Gérer les cycles » qui s’affiche, les compteurs ont été mis à jour (53 semaines) :
En cliquant sur le menu « sandwich » au-dessus de la liste , des fonctions supplémentaires sont disponibles :
En cliquant ensuite sur « Temps prévisionnel de travail », on accède à la synthèse sur la planification du temps de travail :
Si les compteurs sont à 0 et que le message « Le temps de travail est nul car la fiche agent n'a pas été correctement paramétrée ! » s’affiche, c’est que le temps de travail de l’agent n’a pas été initialisé dans la fiche agent (voir module «
Paramètres»).
Nous allons donc procéder à ce rattrapage afin d’obtenir nos compteurs en cliquant sur « Quitter le module » puis allant dans le module « Paramètres » (si vous avez les droits, sinon demandez à votre administrateur). Dans ce module, cliquez sur le sous-menu « Fiches agent » du menu « Données agent » puis sélectionnez l’agent qui nous intéresse. En cliquant sur l’onglet « Temps de travail » de la fiche agent, vous devez obtenir la vue suivante :
Précisez que l’agent travaille à temps plein (1) et cliquez sur « Enregistrer » (2) :
Revenez ensuite dans le module « Saisie des temps » et sélectionnez directement le sous-menu « Temps prévisionnel de travail » dans le volet de navigation rapide à gauche et sélectionnez l’agent sur lequel on travaille (ici, l’agente Maryse Schneider) :
Nous n’avons plus les messages mais les compteurs sont toujours à 0 … :
Cela signifie que la planification n’est pas terminée. Nous y répondrons dans la section suivante.
¶ Planifier les activités (méthode classique)
Pour planifier les activités d’un agent au niveau d’un de ses cycles, il faut que ce dernier en possède. On peut le vérifier dans sa fiche agent (voir la documentation d’administration) :
Ici, l’agente « Maryse Schneider » possède 2 activités. L’ensemble des activités constitue la mission de l’agente.
Dans le module « Saisie des temps », nous allons donc planifier ces 2 activités. Pour arriver aux 1607 heures dans l’année, il faudra « remplir » le planning …
Pour cela, on pourra cliquer sur « Planifier les activités » (1) et sélectionner l’agente qui nous intéresse (2) :
Puis sélectionner à nouveau le cycle à planifier (3) :
La vue correspondante est alors affichée avec un planning hebdomadaire pour l’instant vide (la partie hachurée n’est pas planifiable car située en dehors des plages horaires définies) :
Nous allons cliquer sur le bouton en bas à gauche pour rajouter une nouvelle activité sur le planning. Une boite de dialogue est alors affichée :
On sélectionne alors une activité disponible dans la liste (parmi celles que « possède » l’agente), un ou plusieurs jours de la semaine, un horaire de début et un horaire de fin :
Cliquez sur Rajouter. Le planning est mis à jour avec les plages d’activité :
Attention, tant que vous ne cliquez pas sur Enregistrer en bas, vous pouvez perdre vos modifications. Faites-le régulièrement !
Nous allons maintenant finir de « remplir » le planning.
En cliquant sur le bouton en bas à gauche, rajouter une autre activité les 3 premiers jours de la semaine de de 8h à 9h30 :
On obtient donc le planning suivant :
On souhaite maintenant prolonger l’activité « Centres de vacances » jusqu’à 10h lundi et mardi. Puis, faire commencer l’activité « Ecoles maternelles » dès 9h30 le mercredi (afin de « boucher les trous »).
Dans un premier temps nous allons utiliser l’icône 
en haut à droite de chaque « tuile » représentant l’activité sur le planning qui propose 5 commandes si on clique dessus :
(1) La fonction « Modifier les heures ... » pour agir sur les bornes horaires (début et fin)
(2) La fonction « Étendre vers le haut » pour rallonger (en minutes) la planification de l’activité vers le haut
(3) La fonction « Étendre vers le bas » pour rallonger (en minutes) la planification de l’activité vers le bas
(4) La fonction « Réduire en haut » pour raccourcir (en minutes) la planification de l’activité en haut
(5) La fonction « Réduire en bas » pour raccourcir (en minutes) la planification de l’activité en bas
(6) La fonction « Supprimer » pour supprimer la planification de l’activité
Nous allons utiliser la 3ème fonction pour étendre les 2 activités à gauche, un à un :
Cliquez sur Étendre vers le bas à chaque fois que la boite de dialogue ci-dessus est affichée.
Pour le 2 premiers jours, vous devez obtenir le résultat suivant :
Pour le mercredi, on va faire remonter l’activité en mauve (Ecoles maternelles).
Pour cela, il faut soit rajouter une planification de cette activité de 9h30 à 10h (les 2 « morceaux » vont fusionner) :
Après cet ajout, nous devons obtenir le résultat suivant :
On peut aussi tout simplement utiliser la commande « Étendre vers le haut » sur l’activité en mauve (Ecoles maternelles), disponible depuis la version 1.46.1. On obtient le même résultat (et plus rapidement !).
Nous finalisons le planning de la manière suivante :
- Jeudi et vendredi matin : activité « Centres de vacances »
- Tous les après-midis : activité « Ecoles maternelles »
On aurait pu également utiliser la fonction « Réduire en bas » ou « Réduire en haut » pour raccourcir la durée d’une des activités. Dans ce cas, une boite de dialogue s’affiche pour saisir la nouvelle durée :
N’oubliez pas d’enregistrer en cliquant sur le bouton Enregistrer en bas !!!
Nous obtenons alors un planning complet pour l’agente « Maryse Schneider ».
Pour vérifier cela, nous allons retourner dans la vue des récapitulatifs, soit en cliquant sur « Temps prévisionnel de travail » dans le volet de navigation de gauche et en sélectionnant le même agent :
Soit en remontant la barre de navigation (cliquer sur « Planning de … » en haut) :
Puis en sélectionnant la fonction « Temps prévisionnel de travail » dans le menu « sandwich » :
Lorsque la vue est affichée, les compteurs sont à jour et on peut mesurer les écarts entre les objectifs (données « contractuelles » saisies dans la fiche agent) et la planification :
On peut vérifier également que le planning hebdomadaire mis en place s’applique aussi sur la semaine courante (étant donné que le cycle a été planifié sur toute l’année civile).
Pour cela, il faut cliquer sur la fonction « Semainier » (1) et sélectionner notre agent (2) :
Le planning de la semaine en cours de l’agente est alors affiché avec les activités que nous avons planifiées :
Il est également possible d’afficher la grille (de planification des cycles sur l’année) de manière « graphique » en cliquant sur la fonction « Vue annuelle » disponible dans l’onglet « Calendrier agent » du volet de navigation à gauche :
Le cycle 15 (« Période scolaire ») est planifié sur l’ensemble de l’année civile en cours.
- En cliquant sur le numéro du cycle, il est possible de revenir à la vue permettant d’éditer le cycle correspondant. Pour revenir à la vue annuelle, il faudrait alors cliquer sur le bouton Annuler.
- En cliquant sur le nom du mois (exemple : «
MAI»), on accède à la vue mensuelle (plus lisible et moins compacte) qui permet également d’accéder directement à la vue d’édition du cycle sélectionné.
¶ Planification rapide
Lorsque nous planifions des activités sur le planning hebdomadaire du cycle, il est possible d’optimiser le temps passer à réaliser cette tâche grâce à l’option planification rapide proposée dans la fenêtre de dialogue « Planifier une activité » :
Deux options sont alors proposées :
- Planifier toute la journée : préciser alors le ou les jours de la semaine concerné(s)
- Planifier toute la semaine
Ces options vont permettre de « remplir » le planning (dans les emplacements disponibles) sur toute la journée (ou la semaine) avec l’activité sélectionnée.
¶ Planifier les activités (méthode simplifiée)
Il est possible de planifier les activités selon la « méthode des ratios » (ou méthode simplifiée), c’est-à-dire en utilisant des pourcentages.
Pour cela, côté administrateur, il faut activer l’option dans le module « Paramètres » :
Dans ce cas, la vue de planification des activités se situe au même endroit qu’avec la méthode classique (voir section précédente).
Si vous aviez déjà commencé à planifier selon la méthode classique (plages horaires), les informations horaires seront alors converties en % (ratio de l’activité sur une journée).
Dans notre exemple, nous allons partir d’une « feuille blanche » (à gauche, la graduation indique le nombre d’heures en partant du haut) :
Pour rajouter les « ratios » d’activité, il faut cliquer sur le bouton arrondi en bas à gauche. Une fenêtre de de dialogue apparait alors :
On doit alors fournir les informations suivantes :
(1) Activité à planifier (une seule valeur possible)
(2) Jour de la semaine (on peut en sélectionner plusieurs parmi ceux disponibles pour l’activité)
(3) Valeur du ratio en % (les valeurs possibles sont contraintes par l’application en fonction des disponibilités dans le planning et des sélections (1) et (2))
Après la saisie, on obtient l’affichage suivant :
Le nouveau ratio est alors rajouté au planning :
L’activité est alors planifiée sur 40% du temps de travail disponible sur une journée, du lundi au mercredi, soit l’équivalent de 2,8 heures par jour.
La notion de « ratio » est très relative et correspond à une quantité de temps de travail (en heures) variable en fonction du total alloué à l’agent le jour même (par exemple, si l’agent ne travaillait pas le mercredi après-midi, un ratio de 40% correspondrait seulement à 1,4 heures).
Dans notre exemple, pour « remplir » le lundi, on pourra rajouter une 2ème activité à hauteur de 60% (soit 4,2 heures).
Ces heures allouées à une activité sont importantes car elles serviront de « guide » lorsqu’on remplira la feuille de temps de la même manière que si on s’était basé sur la méthode classique de planification des activités (plages horaires).
Il est également possible de modifier ou supprimer un ratio existant, en cliquant sur le bouton « 3 points » en haut à droite de l’activité :
Lorsque 100% du planning est couvert par les activités et/ou que les activités ont toutes été planifiées, le message « Il n'y a plus d'activité à planifier sur toute la semaine » est affiché si on clique sur le bouton arrondi « ajouter » en bas à gauche.
La méthode des ratios impose les restrictions suivantes :
(1) Le planning des services n’est plus accessible (car basé sur la planification horaire)
(2) Le semainier agent n’est plus accessible (pour la même raison)
¶ Passage de la méthode simplifiée à la méthode classique
Il est possible de passer d’un mode de planification à l’autre mais cela n’est pas sans conséquence. Lorsqu’on planifie selon la méthode des ratios (méthode simplifiée), on perd des informations : les plages horaires.
En repassant vers la méthode classique, l’application avertira l’utilisateur sur les régularisations à faire pour conserver de la consistance entre les 2 méthodes :
A partir de ces indications, 2 choix sont possibles :
- Planifier (ou déplanifier) ce qui est précisé dans l’alerte pour faire disparaitre cette dernière
- Ne pas tenir compte de l’alerte en la supprimant définitivement (poubelle rouge à droite de l’alerte)
Attention, une alerte supprimée ne réapparaîtra plus !
¶ Planifier les activités soumises à des contraintes
Certaines activités planifications peuvent être soumises à des contraintes de planification (jour de la semaine spécifique et/ou plage horaire spécifique). Dans ce cas, l’ajout d’une planification d’une activité échoue si elle ne correspond pas aux règles de la (ou des) contrainte(s) qui lui est (sont) associée(s).
Exemple de messages qui peuvent apparaître lors de l’ajout d’une planification d’activité :
Lors de la modification de la planification d’une activité, le message est affiché pour signaler le non-respect de la contrainte mais la modification est quand même prise en compte (mode « sans échec ») :
Le mode « sans échec » (la planification est acceptée même si elle n’est pas en accord avec la règle imposée par la contrainte) s’applique aussi lorsqu’une contrainte est modifiée ou rajoutée à l’activité après que les activités aient été planifiées. Un simple message d’alerte (couleur orange) est affiché lorsqu'on accède à la vue de planification des activités.
¶ Déplanifier les activités en masse
Si des activités ont été planifiées, il est possible de toutes les supprimer du planning en une seule fois en cliquant sur le 2ème bouton situé en bas :
Pour chaque activité, l’application demandera une confirmation avant de la supprimer du planning.
Ne pas oublier de cliquer sur Enregistrer pour que les changements soient pris en compte.
¶ Imprimer le semainier de l’agent
Lorsque les activités ont été planifiées, il est possible de visualiser la « semaine de travail » de l’agent (semainier). Pour cela, il faut passer par le menu Calendrier agent :
En bas de la vue, un bouton Imprimer est disponible pour l’impression sur papier ou dans un fichier PDF :
En cliquant dessus, il faudra régler correctement les paramètres d’impression (Destination, Mise en page, Options ...) avant de confirmer :
¶ Gestion des plannings atypiques
Lorsqu’on édite un cycle, il est possible de changer son type :
- Standard : journées classiques de travail avec une pause unique à la mi-journée
- Atypique : journées fragmentées par plusieurs pauses (avec, en général, une « amplitude » de travail plus importante : des journées qui commencent plus tôt et se termine plus tard)
On peut passer facilement d’une approche à l’autre si les besoins évoluent : des conversions de base se feront automatiquement, mais il faudra compléter « manuellement ».
Pour changer le type, il faut sélectionner le cycle et l’éditer :
(1) Sélectionner l’option « Plages horaires » dans le menu situé dans le volet gauche, puis sélectionner l’agent et le cycle
(2) Dans le champ « Structure journalière », sélectionner le nouveau type à appliquer sur le cycle (par défaut, si aucune valeur n’est précisée, le cycle est considéré comme « standard »)
Si l’option « Atypique » est choisie, alors les changements suivants s’opèrent :
(1) La ligne « Matin » (plage horaire du matin) est remplacée par « Horaires » (amplitude horaire totale correspondant à la plage horaire de la journée complète de travail)
(2) La ligne « Après-midi » (plage horaire de l’après-midi) est remplacée par « Temps de pause » (cumul des temps de pause à déduire sur l’amplitude horaire)
(3) La ligne « Borne quotidienne » ne change pas et affiche la même valeur : temps effectif de travail sur la journée (ici : on travaille de 8h à 17h avec 2 heures de pause à déduire sur la journée de travail, ce qui donne au final 7 heures de travail effectif)
• Les valeurs saisies auront un impact direct sur la planification des activités et les feuilles de temps (voir ci-dessous)
• Le mode opératoire est exactement le même concernant le cycles prédéfinis
Bien sûr, ne pas oublier de cliquer sur Enregistrer pour conserver les changements.
Pour planifier les activités avec ce nouveau planning, cliquer sur « Planifier les activités » dans le menu de titre de l’espace de travail, afin accéder à la vue correspondante :
La vue suivante, permettant de gérer les activités, s’affiche alors :
Une jauge (très utile pour les plannings « atypiques ») est affichée en bas avec le réservoir journalier d’heures disponibles pour la planification.
Si cette jauge est dépassée, lorsqu’on rajoute ou « étend » une activité, un message d’erreur comme celui-ci est affiché :
Dans un deuxième temps, si on se rend dans les feuilles de temps (si le cycle a été planifié dans le calendrier), l’opérateur est amené à saisir l’amplitude de travail et le cumul des temps de pause, exactement comme on édite un cycle :
Le mode opératoire pour saisir une feuille de temps est expliqué dans le chapitre suivant.
¶ Planification des cycles sur le calendrier scolaire
Il existe une option, disponible dans la fenêtre d’édition du cycle, permettant de planifier automatiquement un cycle sur la grille en se basant sur le calendrier scolaire.
Pour cela, il faut activer cette option en glissant le sélecteur vers la droite, qui apparait alors en vert (1) :
Un nouveau champ apparait, permettant de sélectionner l’une des périodes disponibles (2).
Les périodes correspondent soit aux vacances scolaires, soit à la période d’enseignement scolaire (non chômée), sous l’appellation « Période scolaire ». Il est possible de sélectionner plusieurs périodes à la fois, pour un même cycle.
Une fois les périodes sélectionnées, cliquer sur Enregistrer pour conserver les changements. La planification sur la grille se fait alors automatiquement (sous condition qu’il n’y ait pas de « conflit » rencontré pour mettre en place la nouvelle planification) !
Attention, la planification du cycle adossé au calendrier scolaire est une opération destructrice ! Elle annule et remplace l’ancienne planification (sur la grille) mise en place.
Par contre, l’opération inverse conserve la planification.
Pour un cycle, dont la planification est adossée au calendrier scolaire, il n’est plus possible de le planifier manuellement sur la grille. Les boutons correspondants sont donc « grisés » (inopérants) :
¶ Récapitulatif de la planification du temps de travail
Pour afficher le prévisionnel du temps de travail et vérifier que la planification des activités est achevée, il faut se rendre dans la vue « Temps prévisionnel de travail ».
Les heures planifiées sont affichées par activité. Les coûts moyens correspondants sont obtenues en multipliant le heures planifiées par la valeur moyenne du taux horaire sur l’année et doivent être interprétés comme des valeurs estimées.
Si l’écart affiché en dernière ligne est proche de zéro, c’est que la planification est conforme à l’objectif sur le temps de travail. La valeur cible pour l’agent est définie dans la fiche agent du module « Paramètres » (voir le guide administrateur) qui est calculée à partir de la valeur cible « collectivité » paramétrée dans le même module. La valeur cible règlementaire (1607h) est affichée comme « rappel ».
Ce tableau ne comptabilise que les temps planifiés. Le récapitulatif des temps consommés est disponible de manière plus détaillé dans la vue «
Synthèse des temps réalisés» du menu «Temps réalisés» (visualiser pour cela les totaux).
¶ Changement d’année et replanification des cycles
Lorsque nous basculons sur la nouvelle année, début Janvier, il faut replanifier tous les cycles !
Heureusement, pour chaque agent, il est possible de le faire automatiquement grâce à un bouton disponible (si les cycles ont été planifiés l’année précédente et pas encore cette année) dans la vue qui liste les cycles d’un agent :
Utiliser le 2ème bouton en bas à droite de la vue et attendre le message de succès (qui apparait sur fond vert). Le tableau des cycles se met à jour automatiquement lorsque c’est terminé. Il faut refaire l’opération pour chaque agent.
Cette opération effectue les actions suivantes :
- Replanifie les cycles sur la nouvelle année en s’appuyant sur les données de l’année précédente (numéros de semaine notamment)
- Réplique les activités de chaque cycle sur la nouvelle année
- Initialise les soldes de congés de l’agent et reporte les congés de l’année précédente (reliquats).
Bien sûr, après l’opération, il est possible de rectifier manuellement les données générées. L’opération permet simplement de gagner du temps.
Il est conseillé de revérifier que toutes les données sont correctes :
- Planification des cycles sur la grille
- Planning des activités
- Soldes de congés
Pour les cycles dont la planification est adossée au calendrier scolaire, la replanification se fait en fonction des périodes actuellement sélectionnées pour ce cycle et en fonction du calendrier scolaire applicable sur la nouvelle année.