¶ Administration
Ce guide est destiné aux personnes qui vont administrer l’application de manière globale : paramètres généraux, gestion des utilisateurs, modélisation de l’organisation, gestion des fiches « agent », imports et exports des données.
¶ Connexion à l'application
Pour votre première connexion l'administrateur de l'application ou l'équipe support vous mets à votre disposition ces 3 éléments pour vous connecter (et ainsi, ouvrir une session) :
- Adresse du service (URL) du type
https://mon_organisation.springbox.appaccessible via un navigateur internet homologué et à jour - Un identifiant de connexion
- Un mot de passe (qu'il faudra changer rapidement)
Plus d'information ici concernant la connexion.
¶ Options de filtre (listes d'agents)
Pour accéder à certaines vues (ou formulaires) de l'application, on doit sélectionner un agent. Un filtre est alors disponible pour réduire la taille de la liste proposée qui peut être conséquente pour les moyennes ou grandes organisations.
Plus d'information ici concernant le filtrage des agents.
¶ Navigation inter-modules
Il est possible de naviguer d’un module à un autre sans passer par la page d’accueil. Il suffit pour cela de cliquer sur l’icône située à gauche du nom du module actuel, dans la barre de titre en haut, puis de sélectionner le nom du module souhaité :
¶ Configuration de l’application
La plateforme Springbox Office™ permet à l'administrateur de paramétrer l'application en fonction des besoins de son organisation et de gérer ses utilisateurs.
Les informations détaillées sont disponibles ici.
¶ Modélisation de l'organisation
La modélisation de l'organisation consiste à paramétrer la plateforme Springbox Office™ de manière à ce qu'elle prenne en compte l'organisation réelle sous la forme d'une hiérarchie de services avec ses membres, ses responsables et les activités dont elle a la charge.
Toutes les informations pour effectuer ce paramétrage est disponible ici.
¶ Importer les agents
La plateforme Springbox Office™ dispose d'un outil d'importation des agents évitant à l'administrateur de créer les fiches agent à la main.
Le mode opératoire est expliqué ici.
¶ Gérer les données agent
La plateforme permet à l'utilisateur de gérer les fiches agent qui contiennent toutes les informations contractuelles sur chaque agent nécessaire à la gestion du temps et des coûts associés. Elle permet également d'attribuer des activités (tâches à réaliser) aux agents.
Tout ce qui est nécessaire pour gérer les données agent est disponible ici.
¶ Archivage des agents
Toute la documentation explicative pour archiver et désarchiver des agents est disponible ici.
¶ Importation des données d’absence
Il est possible d’importer les données d’absence des agents, issues d’un autre logiciel par le biais d’un fichier Excel.
Seuls les agents préalablement importés (ou créés avec le même nom civil) seront pris en compte. Les autres agent.e.s apparaîtront en « grisé ».
¶ Préparer le fichier d’import (Excel®)
Les formats d’importation présentés dans les sous-sections suivantes sont disponibles (il est possible d’avoir plusieurs onglets, par exemple un par service).
D’autres formats seront disponibles par la suite, à la demande.
¶ Format "Calendrier des absences"
Il faut respecter les règles suivantes pour que le fichier d’entrée soit valide (identique dans chaque onglet) :
- Les 4 premières lignes correspondent à l’entête (titre, légende, etc.) : aucune donnée dans cette zone ne sera importée
- Les 3 suivantes (lignes 5 à 7) correspondent aux libellés des données (non importés non plus)
- Les lignes suivantes contiennent les données (qui seront importées) dans cet ordre :
- La première colonne contient le nom de l’employé (nom d’état civil)
- Les colonnes suivantes contiennent les données d’absence, un par jour sur toute l’année (dans l’ordre chronologique)
¶ Format "Feuille individuelle des congés"
Il faut respecter les règles suivantes pour que le fichier d’entrée soit valide (identique dans chaque onglet) :
- Le contenu démarre sur la 2ème ligne qui contient la première référence
GRILLE DE SUIVI ANNUEL(celui du 1er agent) - La 3ème ligne contient, dans la 2ème cellule, le nom (civil) de l'agent (nom et prénom)
- 13 lignes plus bas, à partir de la 3ème cellule, sont affichées les dates du calendrier (du 1er au dernier jour du mois)
- Ensuite, 2 lignes plus bas, s'affiche le congé pris par l'agent (ou rien du tout)
- Enfin, 3 lignes plus bas, le nombre d'heures posées pour les congés de récupération.
Ce schéma se répète pour chaque mois, puis pour chaque agent, jusqu'en bas. Il y a 6 lignes de séparation entre 2 agents.
L'onglet
MODELE NE PAS TOUCHERn'est pas pris en compte.
¶ Procéder à l’importation des données d’absence
Il faut se rendre dans le module « Paramètres », ouvrir l’onglet « Données agent » puis cliquer sur l’onglet « Importer des absences » (menu du volet à gauche) :
Il faut alors cliquer sur le bouton Parcourir … dans l’espace de travail. L’explorateur de fichier s’ouvre alors : naviguer et sélectionner le fichier Excel qui contient les données d’absence de chaque agent.e à importer.
Si le fichier présente un format reconnu par l’application, une nouvelle vue s’affiche :
La colonne « Identifié.e » indique si l’agent.e est connu par l’application (c’est-à-dire qu’il/elle a déjà été créé.e ou importé.e sous le même nom).
Pour sélectionner tous les agent.e.s, il suffit de cocher la case qui se trouve tout en haut (en face des libellés de colonnes). En réalité, seuls les agents qui existent déjà seront sélectionnés. Les autres apparaissent en grisés : leurs données d’absence ne seront pas importées (il faut auparavant importer l’agent.e) :
Cliquer sur Suivant pour lancer l’opération d’importation des absences.
Une fois l’importation terminée, les messages de résultat s’affiche pour chaque agent :
Cliquer sur Ok pour quitter la vue. Il est possible de visualiser les résultats en allant dans le module fonctionnel « Saisie des temps » puis en sélectionnant le sous-menu « Calendrier des absences » situé dans le menu « Gestion des absences » (voir le guide de l’utilisateur).